The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is looking to partner with a Motor Coach service supplier to provide the Games with Motor Coach services for over 5000 athletes, coaches and support staff from Pearson Airport to The Niagara Region, and return.

Email Intent to submit by Monday, June 6th, 2022 – 4:00 pm EST Proposals to be completed and submitted by Wednesday, June 15th, 2022 – 4pm EST

SECTION ONE |  INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]

At the peak of Niagaraʼs boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canadaʼs largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagaraʼs unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the worldʼs most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canadaʼs best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society

In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

• Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
• Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
• Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
• Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property

SECTION TWO | SCOPE OF WORK

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking a partner to help develop and execute a plan to move athletes, coaches and support staff from the Toronto Pearson Airport to the Games Athlete Village located at Brock University in St.Catharines ON. over three days during the Games.

Scope of Work Details

Responsibilities would include but are not limited to:

• Friday August 5 – to stage and pickup at Pearson Airport Terminal #3, participants arriving for the 1st week of the Canada Summer Games as per a schedule developed by the Niagara 2022 Canada Summer Games transportation team – six (6) highway coaches required, some trips could be to the Athletes Village at Brock University, with return to Pearson Airport for a 2nd pickup and return to Brock.
• Sunday August 14 – to stage and pickup at the Athletes Village, Brock University – participants being returned to Pearson Airport,Terminal #3, and to pick up participants arriving for the 2nd week of competition, for travel to the Athletes Village at Brock University – some trips could be a round trip between Brock and Pearson Airport – Twenty-one (21) highway coaches required.
• Monday August 22nd – to stage and pickup at the Athletes Village, Brock University participants being returned to Pearson Airport, Terminal #3 – some trips could be a round trip between Brock and Pearson Airport – two (2) highway coaches required.
• For each of the three (3) days of usage, there will be a specified need for accessible coaches the numbers and for which flights will be confirmed by the Canada Games transportation team
• To provide at minimum,a two (2) staff persons each of the three (3) days – One (1) person with

Canada Games personnel at Pearson Airport Terminal #3, and one (1) person at the Transportation Operations Centre at Brock University – to monitor departures / arrivals of coaches, and assist if / as required with any issues that may arise with scheduling, or other concerns related to the movement of the participants.

• Work collaboratively with the Host Society and other contracted Motor Coach vendors during the periods as outlined above.

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced company and a collaborative organization whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All.

SECTION THREE | RFP SCHEDULE OVERVIEW

• RFP issued Wednesday,  June 1st, 2022
• Notice of Intent to Submit Due Monday, June 6th, 2022 – 4pm EST
• Last date for Questions Wednesday, June 8th, 2022 – 4 pm EST
• Proposal and Supporting Documents Due Wednesday, June 15th, 2022 – 4pm EST
• Decision Date Wednesday, June  22nd, 2022
• Anticipated Start Date August 2022
• Anticipated Conclusion Date August 2022

SECTION FOUR | RFP SCORING

SECTION FIVE | RESPONSE SUBMITTAL REQUIREMENTS

Responsiveness to Scope of Work

We are seeking comprehensive and informative proposals that clearly outline your ability to fulfill our requirements. Information to include in your proposal include and are not limited to the following:

• Key Dates / Critical Path
• Breakdown of all cost and fees for each element of the project, including a rate card for your services. Please show your costing for those items listed under ʻScope of Work Detailsʼ in which your company can provide services.
• Identification of any phases of the project that will be subcontracted out and to whom
• Short Bioʼs of staff members who would be identified as the Liaison for the Niagara 2022

Organization

Demonstrated Experience and Expertise in Similar Projects

Please outline a detailed summary of at least one (1) comparable project which the proposer has completed in the last three to five years. For each referenced project, please make certain to include all relevant details such as:

• Description of scope of project
• Time to execute each phase of the project
• Cost and associated fees
• Lessons Learned
• Others

Cost Effectiveness

Our decision process will be to secure a partner whoʼs services best deliver the goals of the Niagara 2022 CSG , while also being cost effective.

Sponsorship / VIK

The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities.

We encourage vendors to include a percentage discount toward budget relieving VIK (a reduction in cost to the requirements outlined in the Scope of Work).

In addition, as a Host Society we are continually seeking cash sponsorship opportunities as well. Any interest in cash sponsorship can be submitted in conjunction with or separate from submitted proposals.

Sustainability, Accessibility and Social Enterprise Your SAS score will be based on the following:

• Sustainability will be based on examples your organization provides related sustainable business practices, green initiatives and conservation.
• Accessibility will be based on the extent to which your proposal is accessible to individuals with barriers, including people with limited or modified mobility, are blind or have low vision, Deaf or hard of hearing, and who have speech impairments, where applicable.
• Social Enterprise will be based on employment opportunities given to individuals with barriers to employment, Non-Profit organizations and Indigeous peoples where applicable.

Company Profile

Please provide a brief history of your organization, and if you intend to subcontract some of the work to another firm, include their information in this RFP as well.

If one person will have the primary responsibility for this project, provide us with their information and relevant resume.

SECTION SIX | RFP GENERAL INFORMATION

References

Please provide the name, address, and phone number of three (3) current clients, who would be capable of explaining and confirming your firmʼs capacity to successfully complete the scope of the work outlined herein.

Contract Terms

All material produced, data collected, and reports generated by the contractor or subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFP does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder.

Additional Information or Clarification

All questions and requests for clarification are required to be submitted with the contact listed below. Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Please be certain to include the name and contact details of the persons to be approached for clarification of the proposal if needed.

Covid 19 Mandatory Vaccine Policy

The Host Society requires all staff and contractors to be fully vaccinated against Covid-19.

Contractors who choose not to be vaccinated will not be permitted to enter Host Society locations. Contractors must confirm that all of their employees entering Host Society locations are fully vaccinated. Sending an employee who is not fully vaccinated to a Host Society location may be deemed as cause for the Host Society to terminate the contract with the contractor.

Niagara 2021 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.

Submissions are to be sent to:

Dan Kennedy Manager, Procurement and Contract Administration dkennedy@2022canadagames.ca

Demande de proposition ou de devis

SERVICES DʼAUTOCAR DP 60 – 1017

Jeux dʼété du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, est à la recherche dʼun partenaire qui pourra fournir des services de transport en autocar aller-retour entre lʼaéroport Pearson à Toronto et la région de Niagara pour les plus de 5 000 athlètes, entraîneurs et membres du personnel de soutien qui participeront aux Jeux de 2022.

Date limite pour envoyer une déclaration dʼintention de soumissionner : le 6 juin 2022 à 16 h HE. Date limite pour soumettre une proposition : le 15 juin 2022 à 16 h HE.

PREMIÈRE SECTION |  INTRODUCTION

À propos des Jeux dʼété du Canada Niagara 2022

La saison estivale 2022 sʼannonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de lʼété, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante dʼespoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de lʼhospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux dʼété du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et dʼinnovation dans lʼune des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de lʼhospitalité de la région nʼest plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions dʼélites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage dʼambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôte de 2022

En préparation des Jeux, une Société hôte a été établie, dirigée par un Conseil dʼadministration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôte sont les suivantes :

• Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera lʼépanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
• Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à lʼéchelle régionale, provinciale et nationale.
• Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de lʼinfrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
• Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra sʼappuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.

DEUXIÈME SECTION | LA PORTÉE DU TRAVAIL

La Société hôte des Jeux dʼété du Canada de 2022 est à la recherche dʼun partenaire qui pourra élaborer et mettre en œuvre un plan de transport en autocar aller-retour entre lʼaéroport Pearson à Toronto et le Village des athlètes des Jeux à lʼUniversité Brock. Ces services seront requis trois jours pendant la tenue des Jeux.

Détails de la portée du travail

Les responsabilités de lʼentreprise retenue comprendront les suivants, sans sʼy limiter :

• Vendredi 5 août : Assurer le transport des participants de la première semaine des Jeux dʼété du Canada entre le terminal 3 de lʼaéroport Pearson à Toronto et lʼUniversité Brock, selon lʼhoraire établi par lʼéquipe de transport de Niagara 2022. Nous avons besoin de six (6) autocars adaptés au transport autoroutier. Certains autocars feront deux allers-retours entre Pearson et Brock.
• Dimanche 14 août : Assurer le transport des participants de la première semaine qui quittent les Jeux du Village des athlètes (Université Brock) au terminal 3 de lʼaéroport Pearson et le transport des participants de la deuxième semaine des Jeux qui arrivent au terminal 3 de lʼaéroport Pearson à Toronto à lʼUniversité Brock. Certains autocars effectueront des déplacements aller-retour. Nous avons besoin de vingt-et-un (21) autocars adaptés au transport autoroutier.
• Lundi 22 août : Assurer le transport des participants de la deuxième semaine qui quittent les Jeux du Village des athlètes (Université Brock) au terminal 3 de lʼaéroport Pearson. Certains autocars effectueront des déplacements aller-retour. Nous avons besoin de deux (2) autocars adaptés au transport autoroutier.
• Fournir des autocars accessibles. Pour chacune des trois (3) journées, nous aurons besoin dʼautocars accessibles. Le nombre dʼautocars accessibles requis et les vols pour lesquels ils seront requis sont à confirmer par lʼéquipe de transport de Niagara 2022.
• Fournir au moins deux (2) membres du personnel pendant chacune des trois (3) journées (une (1) personne sera affectée au terminal 3 de lʼaéroport Pearson et une (1) personne sera affectée au centre des opérations de transport à lʼUniversité Brock) pour surveiller lʼarrivée et le départ des autocars et pour trouver des solutions aux problèmes relatifs à lʼhoraire de transport ou dʼautres problèmes concernant le déplacement des participants.
• Travailler en collaboration avec la Société hôte et les autres fournisseurs de services de transport en autocar sous contrat pendant les jours énumérés ci-dessus.

La Société hôte des JEC attend avec intérêt de travailler avec une entreprise expérimentée et collaborative qui a des valeurs conformes aux nôtres et qui est enthousiaste à lʼidée de participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.

TROISIÈME SECTION | VUE DʼENSEMBLE DU CALENDRIER DE LA DP

QUATRIÈME SECTION | ÉVALUATION DES DP

Total                       100 %

CINQUIÈME SECTION | EXIGENCES DE SOUMISSION À REMPLIR

Capacité de lʼentreprise à répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail

Nous sommes à la recherche de propositions exhaustives qui démontrent clairement la capacité de votre entreprise à répondre à nos exigences. Assurez-vous dʼinclure, au minimum, les informations suivantes :

• les dates clés ou le chemin critique du projet;
• la ventilation des coûts et des frais associés à chaque section du projet, incluant la carte de tarifs pour vos services. Veuillez inclure les coûts associés à chaque point de la section « Détails de la portée du travail » pour lequel votre entreprise est en mesure de fournir des services;
• lʼidentification de toute phase du projet qui sera confiée à un sous-traitant et les renseignements pertinents sur celui-ci;
• de courtes biographies des membres du personnel qui seront désignés agents de liaison pour Niagara 2022.

Expérience et expertise avérées de lʼentreprise dans le cadre de projets similaires

Décrivez en détail au moins un (1) projet comparable réalisé au cours des trois à cinq dernières années. Assurez-vous dʼinclure les détails pertinents de chaque projet, tels que :

• la description de la portée du travail;
• les délais dʼexécution pour chaque phase du projet;
• les coûts et les frais associés au projet; les leçons à retenir;
• tout autre détail pertinent.

Rentabilité de la proposition

Notre processus décisionnel visera à établir un partenariat avec lʼentreprise qui est le plus en mesure de réaliser les objectifs des JEC Niagara 2022, sans compromettre la rentabilité.

Commandites et contributions en nature

La Société hôte des JEC Niagara 2022 ne cherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à lʼacte. Nous sommes de lʼavis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de lʼévénement en offrant à la fois des services rémunérés à lʼacte ainsi que des contributions en nature.

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure un pourcentage de réduction au budget apporté par toute contribution en nature permettant de lʼalléger (une réduction des coûts énoncés dans la portée du travail).

Par ailleurs, en tant que Société hôte, nous sommes toujours à la recherche de possibilités de commandites en espèces. Si vous êtes intéressés à devenir commanditaire en espèce, veuillez nous le communiquer en conjonction avec votre soumission de proposition, ou indépendamment de celle-ci.

Durabilité, lʼaccessibilité et lʼentreprise sociale (DAE) Lʼévaluation de la DAE repose sur les critères ci-dessous.

• Lʼévaluation de la durabilité repose sur les exemples que vous fournissez en ce qui concerne les pratiques commerciales écologiques, les initiatives vertes et les projets de conservation.
• Lʼévaluation de lʼaccessibilité tient compte de la mesure dans laquelle votre proposition est accessible aux individus qui font face à des défis, y compris les personnes à mobilité restreinte ou modifiée, les personnes aveugles ou à basse vision, les personnes sourdes ou malentendantes, et les personnes ayant des troubles de la parole, le cas échéant.
• Lʼévaluation de lʼentreprise sociale est basée sur les possibilités dʼemploi offertes aux personnes qui font face à des obstacles en ce qui concerne lʼemploi, les organismes sans but lucratif et les personnes autochtones, le cas échéant.

Profil de lʼentreprise

Veuillez dresser un bref historique de votre entreprise et fournir des renseignements détaillés sur tout sous-traitant à qui vous entendez confier une partie du travail (le cas échéant).

Si la gestion du projet relève dʼune personne en particulier, veuillez inclure son nom, ses coordonnées, etc. ainsi que son C. V..

SIXIÈME SECTION | RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX CONCERNANT LA DP

Recommandations

Veuillez indiquer le nom, lʼadresse et le numéro de téléphone de trois (3) clients actuels ou récents qui peuvent expliquer et confirmer la capacité de votre entreprise à mener à bien la portée du travail énoncée dans la présente DP.

Modalités du contrat

Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de lʼindustrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou lʼapprovisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit dʼaccepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et dʼannuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à lʼimage de lʼorganisme ou dʼun intervenant quelconque des Jeux.

Renseignements et précisions supplémentaires

Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. Sʼil y a lieu, elles seront accompagnées dʼun addendum.

Assurez-vous dʼinclure le nom et les coordonnées de toute personne-ressource que nous pouvons consulter pour obtenir des précisions par rapport à la proposition de votre entreprise, au besoin.

Politique relative à la vaccination obligatoire contre la COVID-19

La Société hôte exige que tous les membres du personnel et fournisseurs de services sous contrat soient entièrement vaccinés contre la COVID-19. Les fournisseurs qui choisissent de ne pas se faire vacciner ne seront pas autorisés à entrer dans les bureaux et installations de la Société hôte. Les fournisseurs de services sous contrat doivent confirmer que leurs employés qui entrent dans un bureau ou une installation de la Société hôte sont entièrement vaccinés. Sʼils envoient un employé qui nʼest pas entièrement vacciné dans un bureau ou une installation de la Société hôte, cette dernière se réserve le droit de mettre fin au contrat.

Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre soumission à :

Dan Kennedy Gestionnaire, Approvisionnement et administration des contrats dkennedy@2022canadagames.ca