The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is looking for a budgetary quotation to provide The Host Society with mobile communications expertise and competitive pricing to assist us in our games-time communications needs.
SECTION ONE | INTRODUCTION
About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]
At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.
As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.
With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.
From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.
About the 2022 Canada Games Host Society
In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.
The goals of the Host Society are to:
- Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
- Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
- Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
- Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property
SECTION TWO | SCOPE OF WORK
QUOTATION REQUEST DETAILS
Successful communication will be paramount in the success of Niagara’s Summer Games. The Host Society is requesting a quote from mobile communications experts to assist us in our games-time communications needs.
Request for up to 400 – 500 pre-programmed radios and related infrastructure (repeaters, Antenna etc). These should be sufficient for constant communications encompassing large scale venues with varied terrain as indicated with the astriz below. We will require VHF Marine grade radios for our sailing venue in Niagara-On-The Lake.
Each radio should come equipped with charging stations, extra batteries, holsters & hands free headsets.
Radios may be repurposed to different venues throughout the games and may require reprogramming services as a result. Please indicate a rate for service calls as required during the event dates.
List of competition venues:
Meridian Centre – 100 day out concert – St.Catharines (April 27, 2022 – 60 Radios)
Meridian Centre – Opening Ceremony – St. Catharines
Welland Baseball Stadium – Welland
Oaks Park – Niagara Falls
Niagara College Welland Campus – Welland
Canada Games Park – Thorold
Cycling Mobile Team* – 12 Mile Creek*, Brock University*, Pelham* and Port Colbourn*
Brock Sports Facilities – St. Catharines
Youngs Sports Park – Welland
Southward Park – Grimsby
Welland Flatwater Centre* – Welland
Niagara-On-The-Lake Tennis Club – Niagara-On-The-Lake
Welland Tennis Club – Welland
Legends on Niagara Golf Course* – Niagara Falls
Royal Canadian Henley Rowing Course* – St. Catharines
Non Competition Venue – Queen Victoria Park – Closing Ceremony
SECTION THREE | SCORING
Submitting RFQ’s will be scored as follows:
- Responsiveness to the Scope of work: 30%
- Cost Effectiveness: 40%
- Value-in-Kind as a percentage of total: 30%
Responsiveness to Scope of work looks at how closely the response matches the request. A complete match would score highest. Substitutions, if not allowed and unavailability would reduce the scoring in this category. Please reference Appendix A – Radio communications for details on inventory requirement by week and location. Please indicate the most effective way to distribute inventory based on the information provided.
Cost Effectiveness is scored based on the prices presented. Lowest overall price would receive the highest score with points deducted for second, third, fourth etc. A point will be deducted for every 10% above the lowest price. Please itemize your pricing by unit where applicable.
The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities. Value in Kind should be reflected as a percentage reduction off the total price of the quote. The highest VIK offered will be scored the highest with a point deducted per every 5% below the highest VIK.
Site Visits
Site Visits will be scheduled for short listed vendors only. Initial round of bidding to determine price range and capacity. Site visits will be scheduled based on local area covid-19 restrictions.
Terms and Conditions
All material produced, data collected, and reports generated by the contractor or subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.
This RFQ does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a quote or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFQ, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFQ, in part or in its entirety at its sole discretion.
Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder.
Payment Terms
Please indicate your payment terms in the quotation.
Delivery
Please include any delivery fees, restocking fees and deadlines to receive based on the dates listed in Appendix A of this document.
Covid 19 Mandatory Vaccine Policy
The Host Society requires all staff and contractors to be fully vaccinated against Covid-19.
Contractors who choose not to be vaccinated will not be permitted to enter Host Society locations. Contractors must confirm that all of their employees entering Host Society locations are fully vaccinated. Sending an employee who is not fully vaccinated to a Host Society location may be deemed as cause for the Host Society to terminate the contract with the contractor.
Additional Information or Clarification
All questions and requests for clarification should be submitted with the contact listed below. Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.
KEY DATES
Questions will be accepted until February 2nd, 2022 – 4:00 PM EST
Closing Date of submission is February 4th, 2022 – 4:00pm EST
Niagara 2021 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.
Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration
dkennedy@2022canadagames.ca\
DATE REQUIRED
Required from August 1st, 2022 until August 31st, 2022
Please indicate programming time required (Approx)
APPENDIX A – RADIO CALCULATIONS BY WEEK AND VENUE
Demande de PRIX
RADIOS DP 64-5006
Jeux d’été du Canada Niagara 2022
La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, est à la recherche d’un devis budgétaire pour fournir à la Société hôtesse une expertise en communications sans fil et des prix compétitifs pour combler nos besoins en matière de communications pendant les Jeux.
PREMIÈRE SECTION | INTRODUCTION
À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 [JEC Niagara 2022]
La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.
Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.
La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.
Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.
À propos de la Société hôtesse de 2022
En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.
Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :
- Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
- Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
- Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
- Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.
DEUXIÈME SECTION | LA PORTÉE DU TRAVAIL
INFORMATIONS SUR LA DEMANDE DE PRIX
Une communication efficace sera primordiale dans le succès des Jeux d’été de Niagara. La Société hôtesse demande un devis à des experts en communications sans fil pour répondre à nos besoins en matière de communications pendant les Jeux.
Demande pour jusqu’à 400 à 500 radios préprogrammées et infrastructure connexe (relais, antenne, etc.). Ces appareils devraient être suffisants pour des communications constantes sur des sites à grande échelle et variés, tels qu’indiqués dans la liste ci-dessous. Nous aurons besoin de radios VHF marines pour notre site de voile à Niagara-on-the-Lake.
Les radios doivent être équipées de socles de charge, de batteries supplémentaires, d’étuis et de casques mains libres.
Les radios peuvent être réaffectées à différents sites tout au long des Jeux et, par conséquent, peuvent nécessiter des services de reprogrammation. Veuillez indiquer un tarif pour les appels de service au besoin pendant les dates de l’événement.
Liste des sites de compétition :
Meridian Centre – Spectacle des 100 jours avant les Jeux – St.Catharines (27 avril 2022 – 60 Radios)
Meridian Centre – Cérémonie d’ouverture – St. Catharines
Welland Baseball Stadium – Welland
Oaks Park – Niagara Falls
Collège Niagara Campus de Welland – Welland
Parc des Jeux du Canada – Thorold
Équipe mobile de cyclisme* – 12 Mile Creek*, Université Brock*, Pelham* et Port Colbourn*
Installations sportives de Brock – St. Catharines
Youngs Sports Park – Welland
Southward Park – Grimsby
Welland Flatwater Centre* – Welland
Niagara-On-The-Lake Tennis Club – Niagara-On-The-Lake
Welland Tennis Club – Welland
Terrain de golf Legends on Niagara* – Niagara Falls
Royal Canadian Henley Rowing Course* – St. Catharines
Site non sportif – Parc de la Reine Victoria – Cérémonie de clôture
TROISIÈME SECTION | ÉVALUATION
Toute proposition soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :
- la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail: 30 %
- la rentabilité de la proposition: 40 %
- le pourcentage de la contribution en nature: 30 %
La capacité de l’entreprise à répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail examine dans quelle mesure la réponse correspond à la demande. Un correspondance complète recevrait l’évaluation la plus élevée. Les substitutions, si elles ne sont pas autorisées, et l’indisponibilité réduiraient la note dans cette catégorie. Veuillez consulter l’annexe A – Communications radio pour plus de détails sur les besoins en matière de stock par semaine et par emplacement. Veuillez indiquer le moyen le plus efficace de distribuer le stock en fonction des informations fournies.
La rentabilité de la proposition est évaluée en fonction des prix présentés. Le prix global le plus bas recevra l’évaluation la plus élevée et des points seront déduits pour le deuxième plus bas, le troisième, le quatrième, etc. Un point sera déduit pour chaque tranche de 10 % au-dessus du prix le plus bas. Veuillez détailler votre prix par unité, le cas échéant.
La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature. La contribution en nature doit être reflétée sous forme de pourcentage de réduction sur le prix total du devis. La contribution en nature la plus élevée offerte recevra l’évaluation la plus élevée et un point sera déduit pour chaque tranche de 5 % en dessous de la contribution en nature la plus élevée.
Visites des sites
Des visites des sites seront programmées uniquement pour les fournisseurs présélectionnés. Un premier tour d’appel d’offres servira à déterminer la fourchette de prix et la capacité. Les visites des sites seront programmées en fonction des restrictions relatives à la COVID-19 dans la région.
Modalités du contrat
Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.
Cette demande de prix ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.
Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.
Modalités de paiement
Veuillez indiquer vos modalités de paiement dans la proposition.
Livraison
Veuillez inclure les frais de livraison, les frais de réapprovisionnement et les délais de réception en fonction des dates indiquées à l’annexe A du présent document.
Politique de vaccination obligatoire contre la COVID-19
La Société hôtesse exige que tous les membres du personnel et les entrepreneurs soient entièrement vaccinés contre la COVID-19.
Les entrepreneurs qui choisissent de ne pas se faire vacciner ne seront pas autorisés à se présenter sur les sites de la Société hôtesse. Les entrepreneurs doivent confirmer que tous leurs employés se présentent sur les sites de la Société hôtesse sont entièrement vaccinés. L’envoi d’un employé qui n’est pas entièrement vacciné à un site de la Société hôtesse peut être considéré comme un motif pour la Société hôtesse de résilier le contrat avec l’entrepreneur.
Renseignements et précisions supplémentaires
Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum.
DATES IMPORTANTES
Les questions seront acceptées jusqu’au 2er février 2022 à 16 h HNE
La date limite de soumission est le 4 février 2022 à 16 h HNE
Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.
Veuillez envoyer votre soumission à :
Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats
dkennedy@2022canadagames.ca
PÉRIODE AU COURS DE LAQUELLE L’ÉQUIPEMENT EST REQUIS
Équipement requis du 1er août 2022 au 31 août 2022
Veuillez indiquer le temps de programmation requis (environ)
ANNEXE A – CALCUL DU NOMBRE DE RADIOS PAR SEMAINE ET PAR SITE
