The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, requests proposals for providing vehicles to be used during the lead up and duration of the Niagara 2022 Canada Summer Games. Vehicles will be a part of all Host Society community outreach opportunities such as the torch relay, parades and school events. At games time they will be used to transport games VIPs, officials and key games’ stakeholders. Certain vehicles may receive a graphic wrapping or magnetic signage which will include the logo of the successful bidder.

Email Intent to submit by Friday, April 16, 5:00pm
Proposals to be completed and submitted by Friday, May 28th, 5:00 pm
Intent, submissions and questions are to be sent to the contact listed at the end of this RFP. Any communications to the reference contact should have a subject line of “Name of RFP (RFP ###) for quick reference.

SECTION ONE | INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]

At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society
In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

• Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
• Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
• Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
• Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property

SECTION TWO | SCOPE OF WORK

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking an organization to provide access to approximately sixty (60) of various types of vehicles for use throughout the period leading up to, and during the duration of the Games. Vehicles required include and are not limited to, passenger vehicles (cars and vans), sports utility vehicles, panel vans and pick up trucks. Niagara 2022 Canada Summer Games will be responsible for fueling of vehicles supplied. Niagara 2022 Canada Summer Games may choose to apply branding to specific vehicles by means of vehicle wrapping or magnetic signage. A full scope of work provided below.

Scope of Work Details
Responsibilities and requirements include and are not limited to:
2.1.1 – Provide a proposed listing of vehicles (make,model, age) and quantity; including Electric, Hybrid and Accessible vehicles
2.1.2 – Make a plan to deliver and return vehicles as required by the Niagara 2022 Canada Games. Please refer to Appendix A for the timeline of delivery and quantities required.
2.1.3 – Indicate plan for insurance (what does it cover, how incidents are to be reported) and costs therein.
2.1.4 – Develop a safety plan or ‘circle check’ to be used by Niagara 2022 CSG staff and volunteers.
2.1.5 – Create a ‘Helpdesk’ system where staff can call to report vehicle issues.
2.1.6 – Provide fee structure

Accessibility
Submissions are encouraged to include accessibility considerations and features where applicable and appropriate. The Niagara 2022 CGS Host Society will require accessible vehicles, or accessible adaptable vehicles for both athletes, staff and spectators.

Sustainability
Submissions are encouraged to incorporate measures to ensure their goods and/or services are designed/produced in a sustainable and environmentally friendly manner. The Niagara 2022 Host Society will look favourably upon submissions that include a percentage of ‘green’ vehicles (Electric, Hybrid, etc)

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced and collaborative organization whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All.

SECTION THREE | RFP SCHEDULE OVERVIEW

• RFP issued Friday January 29th, 2021
• Notice of Intent to Submit Due Friday April 16th, 2021
• Proposal and Supporting Documents Due Friday May 28th, 2021
• Decision Date Friday June 18th, 2021
• Anticipated Start Date SEE APPENDIX A
• Anticipated Conclusion Date SEE APPENDIX A

SECTION FOUR | RFP SCORING

Submitted RFPs will be scored as follows:

• Responsiveness to Scope of Work 20%
• Sustainability and Accessibility 20%
• Cost effectiveness 20%
• Value-In-Kind opportunities 35% (either budget relief and/or project enhancements)
• Comprehensiveness 3%
• Company Profile 2%Total 100%

SECTION FIVE | RESPONSE SUBMITTAL REQUIREMENTS

Responsiveness to Scope of Work
We are seeking comprehensive and informative proposals that clearly outline your ability to fulfill our requirements. Information to include in your proposal include and are not limited to the following:

• Key Dates / Critical Path
• Breakdown of all cost and fees for each element of the project, including a rate card for your services. Please show your costing for those sections listed under ‘Details’ in which your company can provide services.
• Identification of any phases of the project that will be subcontracted out and to whom
• Résumé or Bio of staff members who would be identified as the Liaisons for the Niagara 2022 Organization
• Others

Sustainability and Accessibility
Provide examples how the company has shown commitment to the usage of vehicles that create a low impact on the environment (eg. hybrid, electric vehicle (EV), eco-friendly, etc.) A company-wide commitment to sustainability as it relates to efficient and sustainable
technology, community outreach and partnerships, and an overall reduction in materials management and company-wide footprint.

Demonstrated Experience and Expertise in Similar Projects
Please outline a detailed summary of at least one (1) comparable projects which the proposer has completed in the last three to five years. For each referenced project, please make certain to include all relevant details such as:

• Description of scope of project
• Time to execute each phase of the project
• Cost and associated fees
• Lessons Learned
• Others

Cost Effectiveness
Our decision process will be to secure a partner who’s services best delivers the goals of the Niagara 2022 CSG , while also being cost effective.

Sponsorship / Value in-Kind
The Niagara 2022 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities.

We encourage vendors to include budget relieving VIK (a reduction in cost to the requirements outlined in the Scope of Work), as well as enhanced VIK (additional services or features, not specifically outlined in the Scope of Work).

In addition, as a host society we are continually seeking cash sponsorship opportunities as well. Any interest in cash sponsorship can be submitted in conjunction with or separate from submitted proposals.

Comprehensiveness
Your comprehensiveness score will be based upon whether or not your intent to respond matches your submitted proposal.

Company Profile
Please provide a brief history of your organization, and if you intend to subcontract some of the work to another firm, include their information in this RFP as well.

If one person will have the primary responsibility for this project, provide us with their information and relevant resume.

SECTION SIX | RFP GENERAL INFORMATION

References
Please provide the name, address, and phone number of three (3) current clients, who would be capable of explaining and confirming your firm’s capacity to successfully complete the scope of the work outlined herein.

Contract Terms
All material produced, data collected, and reports generated by the subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFP does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder.

Additional Information or Clarification
All questions and requests for clarification should be submitted with the contact listed below. Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Please be certain to include the name and contact details of the persons to be approached for clarification of the proposal if needed.

Niagara 2022 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.

Submissions are to be sent to:

Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration
dkennedy@2022canadagames.ca

Appendix A

• Two (2) multi passenger vehicles (seats 6 plus) or one (1) multi passenger vehicle and one (1) full sized pickup truck from approximately August 2021 to August 2022
• Three (3) – Two (2) multi passenger vehicles (seats 6 plus) and One (1) SUV or Van style vehicle capable of carrying both passengers or cargo as required, from approximately March 2022 to August 2022
• 55 Vehicles during the period of Games-time, for approximately the month of August 2022

Types of preferred vehicles requested: SUVs, vans, pickup trucks and passenger vehicles.

Vehicles will be a part of all Host Society community outreach opportunities such as the torch relay, parades and school events. At games time they will be used to transport games VIPs, officials and key games stakeholders. Certain vehicles may receive a graphic wrapping or magnetic signage which will include the logo of the successful bidder.

Demande de propositions
TRANSPORT DP 60 – 1001
Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, sollicite des propositions pour la fourniture de véhicules qui seront utilisés avant et pendant la tenue des Jeux d’été du Canada Niagara 2022. Ces véhicules feront partie d’événements communautaires tels que le relais du flambeau, des défilés et des événements scolaires. Lors de la tenue des Jeux, ils seront utilisés pour transporter les VIP, les officiels et les intervenants clés des Jeux. Certains véhicules pourraient être dotés d’un habillage ou d’une signalisation magnétique qui comporte le logo du soumissionnaire retenu.

Envoyer votre déclaration d’intention de soumissionner par courriel au plus tard le vendredi 16 avril 2021 à 17 h 00 HNE.

Les propositions doivent être mises au point et soumises au plus tard le vendredi 28 mai 2021 à 17 h 00 HNE.

Envoyez votre déclaration d’intention de soumissionner, votre proposition et toutes vos questions à la personne-ressource indiquée à la fin de cette DP. À des fins de consultation rapide, toutes les communications qui lui sont envoyées devraient avoir comme objet : « Nom de la DP (### de la DP) ».

PREMIÈRE PARTIE | INTRODUCTION

À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022
La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022

• En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :

• Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
• Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
• Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
• Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.

DEUXIÈME PARTIE | LA PORTÉE DU TRAVAIL

Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 cherchent une entreprise qui nous donnera accès à environ soixante (60) véhicules de divers types que nous utiliserons avant et pendant la tenue des Jeux. Les types de véhicules dont nous avons besoin comprennent les suivants, sans s’y limiter : des véhicules automobiles (voitures et fourgonnettes), des véhicules utilitaires sport, des camions-fourgons et des camionnettes.

Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 seront responsables de faire le plein d’essence des véhicules fournis.

Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 peuvent choisir de doter les véhicules d’un habillage ou d’une signalisation magnétique qui comporte notre marque.

L’intégralité de la portée du travail est énoncée ci-dessous.

Détails concernant la portée du travail

Les responsabilités comprennent les suivantes, sans s’y limiter :
2.1.1 – Fournir une liste des véhicules proposés (y compris la marque, le modèle et l’âge de chacun) et inclure la quantité proposée. Noter également les véhicules électriques, hybrides et accessibles.
2.1.2 – Élaborer un plan pour la remise des véhicules à Niagara 2022 et le retour de ceux-ci en fonction des besoins. Consulter l’Annexe A pour voir l’échéance de remise des véhicules et les quantités requises.
2.1.3 – Indiquer un plan pour les assurances (ce qui sera couvert, comment seront signalés les incidents) et les coûts associés.
2.1.4 – Mettre au point une ronde de sécurité qui sera effectuée par le personnel et les bénévoles des JEC Niagara 2022.
2.1.5 – Créer un système de service d’aide que le personnel pourra appeler pour signaler des problèmes relatifs aux véhicules.
2.1.6 – Proposer une tarification.

Accessibilité
Les soumissionnaires sont encouragés à soumettre une proposition qui soit accessible pour tout utilisateur, peu importe ses capacités. La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 aura besoin de véhicules accessibles ou de véhicules pouvant être adaptés pour répondre à des besoins d’accessibilité des athlètes, du personnel ou des spectateurs.

Durabilité
Les soumissionnaires sont encouragés à prévoir des mesures qui assurent la durabilité et le caractère écologique des services fournis. La Société hôtesse de Niagara privilégiera les soumissions qui incluent un pourcentage de véhicules « verts » (électriques, hybrides, etc.)

La Société hôtesse des JEC attend avec intérêt de travailler avec une entreprise expérimentée et collaborative qui partage nos valeurs et qui est enthousiaste à l’idée de participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.

TROISIÈME PARTIE | VUE D’ENSEMBLE DU CALENDRIER DE LA DP

• Date de publication de la DP le vendredi 29 janvier 2021
• Date limite pour faire une déclaration d’intention de soumissionner le vendredi 16 avril 2021
• Date limite pour envoyer la proposition et les documents pertinents le vendredi 28 mai 2021
• Date de la décision le vendredi 18 juin 2021
• Date de début du contrat prévue VOIR L’ANNEXE A
• Date de conclusion du contrat prévue VOIR L’ANNEXE A

QUATRIÈME PARTIE | ÉVALUATION DES DP

Toute proposition soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :

• la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail 20 %
• l’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires 20 %
• la rentabilité de la proposition 20 %
• les possibilités de contribution en nature 35 % (soit par l’allègement du budget ou par des améliorations apportées au projet)
• l’exhaustivité de la proposition 3 %
• le profil de l’entreprise 2 %Total 100 %

CINQUIÈME PARTIE | EXIGENCES DE SOUMISSION À REMPLIR

La capacité de répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail
Nous sommes à la recherche de propositions exhaustives qui démontrent clairement la capacité de votre entreprise à répondre à nos exigences. Assurez-vous d’inclure, au minimum, les informations suivantes :

• les dates clés ou le chemin critique du projet;
• la ventilation des coûts et des frais associés à chaque section du projet, incluant la carte de tarifs pour vos services;
•  l’identification de toute phase du projet qui sera confiée à un sous-traitant et les renseignements pertinents sur celui-ci (le cas échéant);
• le C. V. du membre du personnel qui sera désigné en tant qu’agent de liaison pour Niagara 2022;
• toute autre composante.

L’expérience et l’expertise avérées dans le cadre de projets similaires
Décrivez en détail au moins un (1) projet comparable réalisé par le soumissionnaire au cours des trois à cinq dernières années. Assurez-vous d’inclure les détails pertinents de chaque projet tels que :

• la description de la portée du travail;
• les délais d’exécution pour chaque phase du projet;
• les coûts et les frais associés au projet;
• les leçons à retenir;
• tout autre détail pertinent.

La rentabilité
Notre processus décisionnel visera à établir un partenariat avec l’entreprise qui est le plus en mesure de réaliser les objectifs des JEC Niagara 2022, sans compromettre la rentabilité.

Les commandites et les contributions en nature
La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature.

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure toute contribution en nature qui permettrait d’alléger le budget (une réduction des coûts énoncés dans la portée du travail) ou de rendre possible une autre amélioration au projet (des services ou des éléments ajoutés pas expressément décrits dans la portée du travail).

Par ailleurs, en tant que Société hôtesse, nous sommes toujours à la recherche de possibilités de commandites en espèces. Si vous êtes intéressés à devenir commanditaire en espèce, veuillez nous le communiquer en conjonction avec votre soumission de proposition, ou indépendamment de celle-ci.

L’exhaustivité de la proposition
L’évaluation de l’exhaustivité de votre proposition reposera sur la correspondance entre votre déclaration d’intention de soumissionner et la proposition soumise.

Le profil de l’entreprise
Veuillez dresser un bref historique de votre entreprise et fournir des renseignements détaillés sur tout sous-traitant à qui vous entendez confier une partie du travail (le cas échéant).

Si la gestion du projet relève d’une personne en particulier, veuillez inclure son nom, ses coordonnées, etc. ainsi que son C. V.

SIXIÈME PARTIE | RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX CONCERNANT LA DP

Recommandations
Veuillez indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de trois (3) clients actuels ou récents qui peuvent expliquer et confirmer la capacité de votre entreprise à mener à bien la portée du travail énoncée dans la présente DP.

Modalités du contrat
Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.

Renseignements et précisions supplémentaires
Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum.

Assurez-vous d’inclure le nom et les coordonnées de toute personne-ressource que nous pouvons contacter pour obtenir des précisions par rapport à la proposition de votre entreprise, au besoin. Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre soumission à :
Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats
dkennedy@2022canadagames.ca

Annexe A

• Deux (2) véhicules automobiles pouvant transporter de multiples passagers (6 sièges ou plus) OU un (1) véhicule automobile pouvant transporter de multiples passagers et une (1) camionnette standard seront requis entre août 2021 et août 2022.
• Un total de trois (3) véhicules — deux (2) véhicules automobiles pouvant transporter de multiples passagers (6 sièges ou plus) ET un (1) véhicule utilitaire de sport OU une (1) fourgonnette capable de transporter des passagers et de l’équipement, selon les besoins — seront requis entre mars 2022 et août 2022.
• 55 véhicules seront requis lors de la tenue des Jeux, presque tout au long du mois d’août 2022.

Types de véhicules désirés : des VUS, des fourgonnettes, des camionnettes et des véhicules automobiles.

Les véhicules feront partie d’événements communautaires tels que le relais du flambeau, des défilés et des événements scolaires. Lors de la tenue des Jeux, ils seront utilisés pour transporter les VIP, les officiels et les intervenants clés des Jeux. Certains véhicules pourraient être dotés d’un habillage ou d’une signalisation magnétique qui comporte le logo du soumissionnaire retenu.