Niagara 2022 Canada Summer Games

The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is beginning the procurement process to acquire temporary seating needed for the games. This RFI is to determine the location of suppliers, their access to inventory and conditions of the current supply chain to identify possible roadblocks.

Please return submissions no later than Wednesday October 6th, 2021 – 5:00 pm EST

SECTION ONE | INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]
At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society
In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

• Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
• Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
• Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
• Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property

SECTION TWO | SCOPE OF REQUEST FOR INFORMATION

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking information to better gauge the ability of prospective partners to supply product or services prior to, and including games time. The information provided will not be held as an official quote, and will simply be treated as an information gathering session for the purposes of future Request for Proposal/Quote qualifications.

Event Details

Venue Commissioning will take place July 27, 2022 thru August 5, 2022.
Games Time runs August 5, 2022 thru August 22, 2022
Venue Decommissioning takes place August 22, 2022 thru August 24, 2022

We anticipate the need for temporary seating to accommodate approximately 7,600 spectators, spread across 6 venues in the Niagara region. Some indoor venues will require smaller ‘tip & roll’ style seating to supplement existing bleachers. Other outdoor venues will require larger ‘grandstand’ style seating where no existing infrastructure exists.

Please include the following in your submission:

• What is the full name of the company and when was it established?
• How many locations does the business have (please include the address of the main office and any in the Niagara Region)
• What services/products does the business specialize in?
• What types of temporary seating do you have access to and to what capacity?
• What is a typical time frame required to install / disassemble the various types of temporary seating that you supply?
• Do you have access to additional temporary seating beyond your current inventory?
• Do you offer engineered drawings and sign off on temporary structures?

Health and Safety
Submissions are encouraged to include company policies and considerations for health and safety where applicable and appropriate

Accessibility
Submissions are encouraged to include accessibility considerations and features where applicable and appropriate.

Sustainability
Submissions are encouraged to incorporate measures to ensure their goods and/or services are sustainable and environmentally friendly in nature and/or execution.

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced and collaborative organization whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All.

SECTION THREE | INFORMATION OUTLINE

Responsiveness to Scope of Work
We are seeking further information and clarification on business cycles and inventory, with particular attention to turnaround and delivery timeframes.

• Ability of the vendor to supply items or services as listed by or during the time frame listed
• Strength of the vendors tier 1 and tier 2 suppliers to provide items that may not be part of the vendors current inventory.
• Any other relevant information for the purposes of service delivery or orders.

Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration
dkennedy@2022canadagames.ca

Demande d’INFORMATIONS
Fournisseurs de sièges temporaires

Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La Société hôte des Jeux du Canada 2021 Inc., un organisme à but non lucratif, entame le processus d’approvisionnement pour acquérir les sièges temporaires nécessaires pour les Jeux. Cette DI doit déterminer l’emplacement des fournisseurs, leur accès aux stocks et les conditions de la chaîne d’approvisionnement actuelle pour déterminer les éventuels obstacles.

Veuillez envoyer votre soumission au plus tard le mercredi 6 octobre 2021 – 17 h HNE

PREMIÈRE SECTION | INTRODUCTION

À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 [JEC Niagara 2022]
La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la société hôtesse 2022
En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivants :

• Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
• Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
• Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
• Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.

DEUXIÈME SECTION | LA PORTÉE DE LA DEMANDE D’INFORMATIONS

La Société hôtesse des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 recherche des informations pour mieux évaluer la capacité des partenaires potentiels à fournir des produits ou des services avant et pendant la période des Jeux. Les informations fournies ne seront pas considérées comme un devis officiel et seront simplement traitées comme une séance de collecte d’informations aux fins de qualifications à des demandes de propositions / devis à venir.

Informations sur l’événement
La mise en service du site aura lieu du 27 juillet 2022 au 5 août 2022.
Les Jeux auront lieu du 5 août 2022 au 22 août 2022.
La mise hors service du site aura lieu du 22 août 2022 au 24 août 2022.

Nous prévoyons avoir besoin de sièges temporaires pour accueillir environ 7 600 spectateurs, répartis sur 6 sites dans la région du Niagara. Certains sites intérieurs auront besoin de gradins plus petits de style « tip & roll » pour compléter les gradins existants. D’autres sites extérieurs auront besoin de gradins plus grands de style « tribune » là où il n’y a pas d’infrastructure existante

Veuillez inclure les éléments suivants dans votre soumission :

• Quel est le nom complet de l’entreprise et quand a-t-elle été créée?
• Combien d’emplacements l’entreprise a-t-elle? (veuillez inclure l’adresse du bureau principal et de tout bureau dans la région du Niagara)
• Dans quels services/produits l’entreprise se spécialise-t-elle?
• À quels types de sièges temporaires avez-vous accès et en quel nombre?
• Quel est le délai habituel requis pour installer/démonter les différents types de sièges temporaires que vous fournissez?
• Avez-vous accès à des sièges temporaires supplémentaires au-delà de votre stock actuel?
• Proposez-vous des dessins techniques et certifiez-vous les structures temporaires ?

Santé et sécurité
Nous encourageons les entreprises à inclure dans leur soumission les politiques et les considérations de l’entreprise en matière de santé et de sécurité, le cas échéant.

Accessibilité
Nous encourageons les entreprises à inclure dans leur soumission des considérations et des caractéristiques d’accessibilité, le cas échéant.

Durabilité
Nous encourageons les entreprises à incorporer dans leur soumission des mesures pour garantir que leurs produits et/ou services sont durables et respectueux de l’environnement dans leur nature et/ou leur mise en place.

La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 attend avec intérêt de travailler avec une entreprise expérimentée et collaborative qui a des valeurs conformes aux nôtres et qui est enthousiaste à l’idée de participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.

TROISIÈME SECTION | PRÉSENTATION DES INFORMATIONS

Réactivité à la portée des travaux

Nous recherchons des informations et des précisions supplémentaires sur les cycles conjoncturels et les stocks, en portant une attention particulière aux délais d’exécution et de livraison.

• Capacité du fournisseur à fournir des articles ou des services tels qu’énumérés ou pendant la période indiquée.
• Capacité des fournisseurs de niveau 1 et de niveau 2 à fournir des articles qui peuvent ne pas faire partie du stock actuel des fournisseurs.
• Toute autre information pertinente aux fins de la prestation de services ou des commandes.

Les soumissions doivent être envoyées à :
Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats
dkennedy@2022canadagames.ca