Request for INFORMATION

Sport Equipment Suppliers

Niagara 2022 Canada Summer Games

The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is beginning the procurement process to acquire sporting equipment needed for the games.  This RFI is to determine the location of suppliers, their access to inventory and conditions of the current supply chain to identify possible roadblocks.

SECTION ONE |  INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]

At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage.  The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society

In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

• Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
• Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
• Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
• Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property

SECTION TWO | SCOPE OF REQUEST FOR INFORMATION

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking information to better gauge the ability of prospective partners to supply product or services prior to, and including games time.
The information provided will not be held as an official quote, and will simply be treated as an information gathering session for the purposes of future Request for Proposal/Quote  qualifications.

Please see Appendix A for a list of our current needs. Please note – quantities may be subject to change.

Games will be held in Niagara from August 6 until August 21, 2022

We will require the equipment to be on site (warehouse or direct to venue) at minimum 2 weeks prior.

Please include the following in your submission:

• What is the full name of the company and when was it established
• How many locations does the business have (please include the address of the main office and any in the Niagara Region)
• What services/products does the business specialize in?
• What Brands do you have access to (Sport equipment brands)?
• What is your typical turnaround time for bulk orders?
• Does your business offer delivery throughout the Niagara Region?
• What percentage of the equipment listed in Appendix A can your business comfortably provide as per the timeline above? (25, 50, 75, 100) – Please ignore non sporting equipment listed in Appendix A (cell phone charges, buckets etc)

SECTION THREE | INFORMATION OUTLINE

Responsiveness to Scope of Work

We are seeking further information and clarification on business cycles and inventory, with particular attention to turnaround and delivery timeframes.

• Ability of the vendor to supply items or services as listed by or during the time frame listed
• Strength of the vendors tier 1 and tier 2 suppliers to provide items that may not be part of the vendors current inventory.
• Any other relevant information for the purposes of service delivery or orders.

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with experienced companies and collaborative organizations whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All!

Please send one (1) Electronic Submission no later than September 13, 2021 – 5:00 pm to:

Dan Kennedy

Manager, Procurement and Contract Administration

dkennedy@2022canadagames.ca

Appendix A

Sport Equipment list

Demande de renseignements

Fournisseurs d’équipement sportif

Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, cherche à entamer un processus d’approvisionnement en équipement sportif pour les jeux. Cette demande de renseignements servira à identifier l’emplacement des fournisseurs, leur gestion des stocks et la qualité de leur chaîne logistique afin d’identifier tout blocage ou obstacle.

PREMIÈRE SECTION | INTRODUCTION

À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 [JEC Niagara 2022]

La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022 En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :

• Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
• Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
• Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
• Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.

DEUXIÈME SECTION | LA PORTÉE DE LA DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

Les Jeux du Canada Niagara 2022 sont à la recherche de renseignements afin de mieux évaluer la capacité des partenaires de fournir les produits ou services avant et pendant les Jeux. Les renseignements fournis ne seront pas retenus à titre de devis officiel mais représentent plutôt une collecte d’informations qui servira à établir les compétences en vue d’une éventuelle demande de propositions ou de devis.

Veuillez consulter l’Annexe A pour une liste de nos besoins actuels. Veuillez noter – les quantités peuvent faire l’objet de modifications.

Les Jeux auront lieu à Niagara du 6 au 21 août 2022 

Nous aurons besoin d’équipement sur place (entrepôt ou directement sur les sites) au moins une semaine à l’avance.

Veuillez inclure les éléments suivants dans votre soumission:

• Le nom complet de l’entreprise et la date à laquelle elle a été fondée
• Le nombre de bureaux de l’entreprise (inclure l’adresse du bureau chef et de tout autre bureau dans la région de Niagara)
• Les services ou produits spécialisés de l’entreprise
• Les marques d’équipement sportif auxquelles vous avez accès
• Votre délai d’exécution habituel pour les commandes en vrac
• Indiquez si votre entreprise offre un service de livraison partout dans la région de Niagara.
• Indiquez le pourcentage des équipements répertoriés à l’Annexe A selon la plage de temps indiquée ci-dessus (25%, 50%, 75%, 100%)

La Société hôtesse des Jeux du Canada Niagara 2022 attend avec impatience l’occasion de travailler en collaboration avec des entreprises d’expérience dont les valeurs cadrent avec les nôtres et qui sont enthousiasmées à l’idée de participer à ces jeux historiques – Une fois, pour tous.

TROISIÈME SECTION | RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Capacité à répondre aux exigences du travail

Nous cherchons des informations et des précisions supplémentaires sur les cycles économiques et les inventaires avec une attention particulière aux délais des traitements et de la livraison des commandes.

• Capacité du fournisseur à remplir les commandes de produits ou services dans les délais indiqués.
• Capacité des sous-traitants de niveaux 1 et 2 du fournisseur à livrer la marchandise qui ne fait pas partie de son inventaire actuel.
• Toute autre information utile liée à la prestation de service ou le traitement des commandes.

Veuillez envoyer vos soumissions au plus tard à 17 :00, le 13 septembre 2022

Dan Kennedy

Gestionnaire, Approvisionnement et administration des contrats

Annexe A

Liste de l’équipement sportif