Request for Proposal: Insurance RFP 26 – 1010
Niagara 2022 Canada Summer Games

The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is looking for a partner to provide the games with a comprehensive insurance proposal as detailed Section Two – Scope of Work.

Email Intent to submit by Thursday, June 10th, 2021 – 5:00 pm EST
Proposals to be completed and submitted by Thursday, June 17th, 2021 – 5:00 PM EST

SECTION ONE | INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]

At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society
In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

• Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
• Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
• Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
• Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property

SECTION TWO | SCOPE OF WORK

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking an organization to provide a comprehensive insurance proposal best suited to ensure the Host Society, Canada Games Council and it’s Athletes, Volunteers, Staff, Assets and it Stakeholders are protected leading up to the games, during the games and during the decommissioning of the games. This would also include, and not be limited to any Host Society related events and fundraisers and the venues and services therein. At the height of the games there will be 5000 plus volunteers and staff working in various sport venues around the Niagara Region.

Scope of Work Details

Responsibilities would include but are not limited to:

• General Commercial Liability Insurance including Bodily and Property damage, Employers Liability, Non owned Automotive and Legal liability for damage to hired vehicles (30 to 60 vehicles likely)
• Directors’ and Officers’ Liability Insurance
• Property and Business Interruption Insurance including Property such Host Society offices and volunteer centres, Valuable papers, Accounts receivable, Media, Data Processing Systems and Equipment.
• Equipment Insurance for Direct Damage, Business interruption, Spoilage, Service Interruption, Errors and Omissions, Data Restoration and Off Premises Transportable Insured Equipment
• Crime coverage including Employee Dishonesty, Loss inside/outside the premises, Money orders and Counterfeit currency, Forgery or Alteration, Audit expenses
• Cyber Insurance including Cyber Liability and Cyber Crime

Accessibility

Submissions are encouraged to include accessibility considerations and features where applicable and appropriate.

Sustainability

Submissions are encouraged to explain and provide examples of incorporating measures to ensure their goods and/or services are designed/produced in a sustainable and environmentally friendly manner.

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced company and a collaborative organization whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All.

SECTION THREE | RFP SCHEDULE OVERVIEW

• RFP issued Thursday June 3rd, 2021
• Notice of Intent to Submit Due Thursday June 10th, 2021 – 5:00 PM EST
• Last Date to Submit Questions Tuesday June 15th, 2021 – 3:00 pm EST
• Proposal and Supporting Documents Due Thursday June 17th, 2021 – 5:00 PM EST
• Anticipated Decision Date Thursday June 24th, 2021
• Anticipated Start Date Thursday July 1, 2021
• Anticipated Conclusion Date Post Games – September 2022

SECTION FOUR | RFP SCORING

Submitted RFPs will be scored as follows:

• Responsiveness to Scope of Work 20%
• Demonstrated experience and expertise in similar projects 10%
• Cost effectiveness 40%
• Value-In-Kind opportunities 20%
• Comprehensiveness and Sustainability 5%
• Company Profile 5%
  Total 100%

SECTION FIVE | RESPONSE SUBMITTAL REQUIREMENTS

Responsiveness to Scope of Work

We are seeking comprehensive and informative proposals that clearly outline your ability to fulfill our requirements. Information to include in your proposal include and are not limited to the following:

• Breakdown of all cost and fees for each element of the project, including a rate card for your services. Please show your costing for those items listed under ‘Scope of Work Details’ in which your company can provide services.
• Identification of any additional coverages that the Host Society may wish to consider related to other potential Games related risks.
• Profile of staff member who would be identified as the Liaison for the Niagara 2022 Organization
• Other information you feel important to include in your submission

Demonstrated Experience and Expertise in Similar Projects

Please outline a detailed summary of at least one (1) comparable project which the proposer has completed in the last three to five years. For each referenced project, please make certain to include all relevant details such as:

• Description of scope of project
• Cost and associated fees
• Lessons Learned
• Others

Cost Effectiveness

Our decision process will be to secure a partner who’s services best deliver the goals of the Niagara 2022 CSG , while also being cost effective. The Host Societys’ budget ranges from $75,000 to $85,000 dollars (CDN). Best price will be heavily favoured in the awarding of this RFP.

Sponsorship / VIK

The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities. We encourage vendors to include a percentage discount toward budget relieving VIK (a reduction in cost to the requirements outlined in the Scope of Work). In addition, as a host society we are continually seeking cash sponsorship opportunities as well. Any interest in cash sponsorship can be submitted in conjunction with or separate from submitted proposals.

Comprehensiveness and Sustainability

Your comprehensiveness score will be based upon how well your submission relates to the subject of the RFP. Sustainability score will be based on examples your organization provides related sustainable business practices, green initiatives and conservation.

Company Profile

Please provide a brief history of your organization, and if you intend to subcontract some of the work to another firm, include their information in this RFP as well.

If one person will have the primary responsibility for this project, provide us with their information and relevant resume.

SECTION SEVEN | RFP GENERAL INFORMATION

References

Please provide the name, address, and phone number of three (3) current clients, who would be capable of explaining and confirming your firm’s capacity to successfully complete the scope of the work outlined herein.

Contract Terms

All material produced, data collected, and reports generated by the contractor or subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFP does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder.

Additional Information or Clarification

All questions and requests for clarification should be submitted with the contact listed below.

Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Please be certain to include the name and contact details of the persons to be approached for clarification of the proposal if needed.

Niagara 2021 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.

Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration
dkennedy@2022canadagames.ca

Demande de proposition

Assurance DP 26 – 1010

Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc. (la Société hôtesse), un organisme à but non lucratif, cherche un partenaire qui pourra lui fournir une proposition d’assurance exhaustive, telle que décrite dans la Deuxième section – Portée du travail.

Envoyer votre déclaration d’intention de soumissionner par courriel au plus tard le jeudi 10 juin 2021 à 17 h 00 HNE.

Les propositions doivent être mises au point et soumises au plus tard le jeudi 17 juin 2021 à 17 h 00 HNE.

PREMIÈRE SECTION | INTRODUCTION

À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022

En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :

• Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
• Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
• Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
• Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.

DEUXIÈME SECTION | PORTÉE DU TRAVAIL

La Société hôtesse des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 est à la recherche d’une entreprise qui pourra lui fournir une proposition d’assurance exhaustive qui protégera la Société hôtesse et ses athlètes, bénévoles, membres du personnel, actifs et intervenants, et le Conseil des Jeux du Canada, au cours de la période qui précède les Jeux, lors de la tenue de l’événement et pendant sa mise hors service. Cette protection devra couvrir, sans s’y limiter, tout événement et activité de financement de la Société hôtesse, ainsi que tous les sites qui les accueillent et les services offerts lors de leur tenue.

Au sommet des Jeux, plus de 5 000 bénévoles et membres du personnel réaliseront leur travail à divers sites partout dans la région de Niagara.

Détails de la portée du travail

Les responsabilités comprennent les suivantes, sans s’y limiter :

• l’assurance responsabilité civile générale, y compris la couverture contre les préjudices corporels et matériels, la responsabilité de l’employeur, l’assurance automobile pour les non-propriétaires et la responsabilité légale pour les dommages causés aux véhicules de location (entre 30 à 60 véhicules);
• l’assurance-responsabilité pour les administrateurs et dirigeants;
• l’assurance de biens et l’assurance contre les pertes d’exploitation (les biens incluent les bureaux de la Société hôtesse et les centres de bénévoles, les documents de valeurs, les comptes débiteurs, les médias, les systèmes de traitement de données et l’équipement);
• l’assurance-équipement contre les dommages directs, les pertes d’exploitation, les articles rejetés, l’interruption des services, les erreurs et les omissions, la perte de données, et l’assurance pour les équipements transportables situés dans des locaux hors des sites des Jeux;
• la couverture contre les actes criminels, y compris les détournements du personnel, les pertes sur les sites des Jeux et hors de ceux-ci, les mandats postaux et la monnaie contrefaite, les falsifications et les modifications de documents et les dépenses de vérification;
• la cyberassurance, y compris la responsabilité civile cybernétique et la couverture contre les crimes cybernétiques.

Accessibilité

Les soumissionnaires sont encouragés à inclure des caractéristiques d’accessibilité dans leur proposition là où cela s’avère pertinent et approprié.

Durabilité

Les soumissionnaires sont encouragés à décrire les mesures entreprises pour assurer la durabilité et le caractère écologique de la conception et de la production des matériels ou des services fournis, et d’inclure des exemples concrets de ceux-ci.

La Société hôtesse des JEC attend avec intérêt de travailler avec une entreprise expérimentée et collaborative qui a des valeurs conformes aux nôtres et qui est enthousiaste à l’idée de participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.

TROISIÈME SECTION | VUE D’ENSEMBLE DU CALENDRIER DE LA DP

• Date de publication de la DP le jeudi 3 juin 2021
• Date limite pour faire une déclaration d’intention de soumissionner le jeudi 10 juin 2021 – 17 h 00 HNE
• Date limite pour envoyer des questions le mardi 15 juin 2021 – 15 h 00 HNE
• Date limite pour envoyer la proposition et les documents pertinents le jeudi 17 juin 2021 – 17 h 00 HNE
• Date de décision prévue le jeudi 24 juin 2021
• Date de début du contrat prévue le jeudi 1er juillet 2021
• Date de conclusion du contrat prévue après les Jeux – septembre 2022

QUATRIÈME SECTION | ÉVALUATION DE LA PROPOSITION

Toute proposition soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :

• la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail 20 %
• l’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires 10 %
• la rentabilité de la proposition 40 %
• les possibilités de contribution en nature 20 %
  (soit par l’allègement du budget ou par des améliorations apportées au projet)
• l’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition 5 %
• le profil de l’entreprise 5 %
  Total 100 %

CINQUIÈME SECTION | EXIGENCES DE SOUMISSION À REMPLIR

La capacité de répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail

Nous sommes à la recherche de propositions exhaustives qui démontrent clairement la capacité de votre entreprise à répondre à nos exigences. Assurez-vous d’inclure, au minimum, les informations suivantes :

• la ventilation des coûts et des frais associés à chaque section du projet, incluant la carte de tarifs pour vos services. Veuillez inclure les coûts associés à chaque point de la section « Détails de la portée du travail » pour lequel votre entreprise est en mesure de fournir des services;
• l’identification de protections supplémentaires relatives à d’autres risques potentiels aux Jeux que la Société hôtesse souhaitera peut-être envisager;
• le profil du membre du personnel qui sera désigné l’agent de liaison pour l’organisation Niagara 2022.

L’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires

Décrivez en détail au moins un (1) projet comparable réalisé par le soumissionnaire au cours des trois à cinq dernières années. Assurez-vous d’inclure les détails pertinents de chaque projet, tels que :

• la description de la portée du travail;
• les coûts et les frais associés au projet;
• les leçons à retenir;
• tout autre détail pertinent.

La rentabilité

Notre processus décisionnel visera à établir un partenariat avec l’entreprise qui est le plus en mesure de réaliser les objectifs des JEC Niagara 2022, sans compromettre la rentabilité. Le budget de la Société hôtesse se situe entre 75 000 $ et 85 000 $ CAD. Une forte préférence sera accordée à la proposition présentant le prix le plus avantageux.

Les commandites et les contributions en nature

La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature.

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure un pourcentage de réduction apporté par toute contribution en nature permettant d’alléger le budget (une réduction des coûts énoncés dans la portée du travail). Par ailleurs, en tant que Société hôtesse, nous sommes toujours à la recherche de possibilités de commandites en espèces. Si vous êtes intéressés à devenir commanditaire en espèces, veuillez nous le communiquer en conjonction avec votre soumission, ou indépendamment de celle-ci.

L’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition

L’évaluation de l’exhaustivité reposera sur la correspondance entre votre proposition et l’objet de la DP. L’évaluation en matière de durabilité reposera sur les exemples que votre entreprise fournit vis-à-vis de vos pratiques durables, de vos initiatives vertes et de vos projets de conservation.

Le profil de l’entreprise

Veuillez dresser un bref historique de votre entreprise et fournir des renseignements détaillés sur tout sous-traitant à qui vous entendez confier une partie du travail, le cas échéant.

Si la gestion du projet relèvera d’une personne en particulier, veuillez inclure son nom, ses coordonnées, etc. ainsi que son C. V.

SIXIÈME SECTION | RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX CONCERNANT LA DP

Recommandations

Veuillez indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de trois (3) clients actuels ou récents qui peuvent expliquer et confirmer la capacité de votre entreprise à mener à bien la portée du travail énoncée dans la présente DP.

Modalités du contrat

Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.

Renseignements et précisions supplémentaires

Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum.

Assurez-vous d’inclure le nom et les coordonnées de toute personne-ressource que nous pouvons consulter pour obtenir des précisions par rapport à la proposition de votre entreprise, au besoin. Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre soumission à :
Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats
dkennedy@2022canadagames.ca