The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, requests proposals for a staff outplacement program that will assist approximately 50 employees in their transition to other work, following the Niagara 2022 Canada Summer Games (CSG).

Email Intent to submit by January 26, 2022 at 4:00 pm EST
Proposals to be completed and submitted by February 18, 2022 at 4:00 pm EST 

SECTION ONE |  INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]
At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theater of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage.  The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society
In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

• Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
• Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
• Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
• Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property

 SECTION TWO | SCOPE OF WORK

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking an organization to  conduct four monthly workshops that will cover topics to support staff readiness for transition to other employment following the Games. In addition to the monthly workshops, a certified career coach will facilitate one-on-one sessions with staff for their individual needs related to their own career path and transition from their Games role.

Scope of Work Details
Responsibilities would include but are not limited to:

• Propose the process for conducting interactive and engaging workshops to occur monthly in April, May, June and July, 2022.
• Workshop topics may include: LinkedIn profile, resume building, professional networking, job searching, interview skills, etc., and as specified via an internal staff poll that will be conducted to narrow down the scope to four sessions.
• Provide details that will guide one on one sessions for approx. 50 staff members pertaining to their individual needs related to their own career path and transition from their Games role.

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced and collaborative organization who shares the excitement and  supports the values of these historic Games – Once, and for All.

SECTION THREE | RFP SCHEDULE OVERVIEW

• RFP issued: January 21, 2022
• Notice of Intent to Submit Due: January 26, 2022 at 4:00 pm EST
• Last date for Questions: January 28, 2022 at 4:00 pm EST
• Proposal and Supporting Documents Due: February 18, 2022 at 4:00 pm EST
• Decision Date: March 7, 2022
• Anticipated Start Date: April  2022
• Anticipated Conclusion Date: Aug 21, 2022

SECTION FOUR | RFP SCORING

Submitted RFPs will be scored as follows:

• Responsiveness to Scope of Work: 20%
• Demonstrated experience and expertise in similar projects: 20%
• Cost effectiveness: 25%
• Value-In-Kind opportunities: 20%
  (either budget relief and/or project enhancements)
• Sustainability, Accessibility and Social Enterprise (SAS): 10%
• Company Profile: 5%
  
  Total 100%

SECTION FIVE | RESPONSE SUBMITTAL REQUIREMENTS

Responsiveness to Scope of Work
We are seeking comprehensive and informative proposals that clearly outline the organization’s ability to fulfill our requirements. Information to include in your proposal include and are not limited to the following:

• Key Dates / Critical Path
• Breakdown of all cost and fees for each element of the project, including a rate card for your services. Please show your costing for those items listed under ‘Scope of Work Details’ in which your company can provide services.
• Identification of any phases of the project that will be subcontracted out and to whom
• Résumé or biography of the staff member who would be identified as the Liaison
• Other information as required.

Demonstrated Experience and Expertise in Similar Projects
Please outline a detailed summary of at least one (1) comparable project which the proposer has completed in the last three to five years. For each referenced project, please make certain to include all relevant details such as:

• Description of scope of project
• Time to execute each phase of the project
• Cost and associated fees
• Lessons Learned
• Others

Cost Effectiveness
The Goal of our decision process will secure a partner with services that best deliver the goals of the Niagara 2022 CSG , while also being cost effective.

Sponsorship / VIK
The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value-In-Kind (VIK) opportunities.

We encourage vendors to include a percentage discount toward budget relieving VIK (a reduction in cost to the requirements outlined in the Scope of Work), as well as enhanced VIK (additional services or features, not specifically outlined in the Scope of Work).

In addition, as a host society we are continually seeking cash sponsorship opportunities as well. Any interest in cash sponsorship can be submitted in conjunction with or separate from submitted proposals.

Sustainability, Accessibility and Social Enterprise
Your SAS score will be based on the following:

• Sustainability will be based on examples your organization provides related sustainable business practices, green initiatives and conservation.
• Accessibility will be based on the extent to which your proposal is accessible to individuals with barriers, including people with limited or modified mobility, are blind or have low vision, Deaf or hard of hearing, and who have speech impairments, where applicable.
• Social Enterprise will be based on opportunities given to individuals with barriers to employment, Non-Profit organizations and Indigeous peoples where applicable.

Company Profile
Please provide a brief history of your organization, and if you intend to subcontract some of the work to another firm or person (ie, career coach), include their information in this RFP as well.

If one person will have the primary responsibility for this project, provide us with their contact information and relevant resume.

SECTION SIX | RFP GENERAL INFORMATION

References
Please provide the name, address, and phone number of three (3) current clients, who would be  capable  of explaining and confirming your firm’s capacity to successfully complete the scope of the work outlined herein.

Contract Terms
All material produced, data collected, and reports generated by the contractor or subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFP does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization and/or any Games stakeholder.

Additional Information or Clarification
All questions and requests for clarification are required to be submitted with the contact listed below.  Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Please be certain to include the name and contact details of the persons to be approached for clarification of the proposal if needed.

Covid 19 Mandatory Vaccine Policy

The Host Society requires all staff and contractors to be fully vaccinated against Covid-19.

Contractors who choose not to be vaccinated will not be permitted to enter Host Society locations. Contractors must confirm that all of their employees entering Host Society locations are fully vaccinated. Sending an employee who is not fully vaccinated to a Host Society location may be deemed as cause for the Host Society to terminate the contract with the contractor.

Niagara 2021 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.

Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration
dkennedy@2022canadagames.ca

Demande de propositions
Programme de reclassement du personnel
DP 30-1016

Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, sollicite des propositions pour un programme de reclassement du personnel qui aidera environ 50 employés dans leur transition vers un autre travail, après les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 (JEC).

Envoyez votre déclaration d’intention de soumissionner par courriel au plus tard le 26 janvier 2022 à 16 h HNE
Les propositions doivent être mises au point et soumises au plus tard le 18 février 2022 à 16 h HNE 

PREMIÈRE SECTION |  INTRODUCTION

À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022
La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022
En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :

• Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
• Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
• Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
• Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.

DEUXIÈME SECTION | LA PORTÉE DU TRAVAIL

La Société hôtesse des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 cherche une entreprise pour organiser quatre ateliers mensuels qui aborderont des sujets pour soutenir la préparation du personnel à la transition vers un autre emploi après les Jeux. En plus des ateliers mensuels, un conseiller certifié sera chargé d’animer des séances individuelles qui permettront de répondre aux besoins individuels des membres du personnel liés à leur propre cheminement de carrière et à la transition de leur rôle aux Jeux.

Détails de la portée du travail
Les responsabilités comprennent les suivantes, sans s’y limiter :

• Proposer le processus pour organiser des ateliers interactifs et engageants qui auront lieu mensuellement en avril, mai, juin et juillet 2022.
• Les sujets abordés lors des ateliers peuvent inclure : profil LinkedIn, création du CV, réseautage professionnel, recherche d’emploi, techniques d’entrevue, etc., et tel que spécifié via un sondage interne du personnel qui sera mené pour réduire la portée à quatre séances.
• Fournir les informations qui orienteront les séances individuelles pour environ 50 membres du personnel concernant leurs besoins individuels liés à leur propre cheminement de carrière et à la transition de leur rôle aux Jeux.

La Société hôtesse des JEC attend avec intérêt de travailler avec une entreprise expérimentée et collaborative qui a des valeurs conformes aux nôtres et qui est enthousiaste à l’idée de participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.

TROISIÈME SECTION | VUE D’ENSEMBLE DU CALENDRIER DE LA DP

• Date de publication de la DP 21 janvier 2022
• Date limite pour faire une déclaration d’intention de soumissionner 26 janvier 2022 à 16 h HNE
• Date limite pour les questions 28 janvier 2022 à 16 h HNE
• Date limite pour envoyer la proposition et les documents pertinents 18 février 2022 à 16 h HNE
• Date de la décision 7 mars 2022
• Date de début du contrat prévue Avril 2022
• Date de conclusion du contrat prévue 21 août 2022

QUATRIÈME SECTION | ÉVALUATION DES DP

Toute proposition soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :

• la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail: 20 %
• l’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires: 20 %
• la rentabilité de la proposition: 25 %
• les possibilités de contribution en nature: 20 %
  (soit par l’allègement du budget ou par des améliorations apportées au projet)
• durabilité, accessibilité et entreprise sociale: 10 %
• le profil de l’entreprise: 5 %Total 100 %

CINQUIÈME SECTION | EXIGENCES DE SOUMISSION À REMPLIR 

La capacité de l’entreprise à répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail
Nous sommes à la recherche de propositions exhaustives qui démontrent clairement la capacité de votre entreprise à répondre à nos exigences. Assurez-vous d’inclure, au minimum, les informations suivantes :

• les dates clés ou le chemin critique du projet;
• la ventilation des coûts et des frais associés à chaque section du projet, incluant la carte de tarifs pour vos services. Veuillez inclure les coûts associés à chaque point de la section « Détails de la portée du travail » pour lequel votre entreprise est en mesure de fournir des services;
• l’identification de toute phase du projet qui sera confiée à un sous-traitant et les renseignements pertinents sur celui-ci;
• le C. V. du membre du personnel qui sera désigné agent de liaison pour l’organisation Niagara 2022;
• toute autre composante.

 L’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires
Décrivez en détail au moins un (1) projet comparable réalisé par le soumissionnaire au cours des trois à cinq dernières années. Assurez-vous d’inclure les détails pertinents de chaque projet, tels que :

• la description de la portée du travail;
• les délais d’exécution pour chaque phase du projet;
• les coûts et les frais associés au projet;
• les leçons à retenir;
• tout autre détail pertinent.

La rentabilité de la proposition
Notre processus décisionnel visera à établir un partenariat avec l’entreprise qui est le plus en mesure de réaliser les objectifs des JEC Niagara 2022, sans compromettre la rentabilité.

Les commandites et les contributions en nature
La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature.

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure un pourcentage de réduction au budget apporté par toute contribution en nature permettant de l’alléger (une réduction des coûts énoncés dans la portée du travail) ou de rendre possible une autre amélioration au projet (des services ou des éléments ajoutés pas expressément décrits dans la portée du travail).

Par ailleurs, en tant que Société hôtesse, nous sommes toujours à la recherche de possibilités de commandites en espèces. Si vous êtes intéressés à devenir commanditaire en espèce, veuillez nous le communiquer en conjonction avec votre soumission de proposition, ou indépendamment de celle-ci.

L’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition
L’évaluation de l’exhaustivité reposera sur la correspondance entre votre proposition et l’objet de la DP. L’évaluation en matière de durabilité reposera sur les exemples que votre entreprise fournit vis-à-vis de vos pratiques durables, de vos initiatives vertes et de vos projets de conservation.

Durabilité, accessibilité et entreprise sociale
L’évaluation de votre entreprise en matière de durabilité, accessibilité et entreprise sociale sera fondée sur les éléments suivants :

• la pondération en matière de durabilité sera fondée sur les exemples fournis par votre organisation en matière de pratiques commerciales durables, d’initiatives vertes et de conservation.
• la pondération en matière d’accessibilité sera fondée sur la mesure dans laquelle votre proposition est accessible aux personnes confrontées à des obstacles, y compris les personnes à mobilité réduite ou modifiée, qui sont aveugles ou malvoyantes, sourdes ou malentendantes et qui ont des troubles de la conditionnelle, le cas échéant.
• la pondération en matière d’entreprise sociale sera fondée sur les possibilités offertes aux personnes confrontées à des obstacles à l’emploi, aux organisations à but non lucratif et aux Autochtones, le cas échéant.

Le profil de l’entreprise
Veuillez dresser un bref historique de votre entreprise et fournir des renseignements détaillés sur tout sous-traitant à qui vous entendez confier une partie du travail (le cas échéant).

Si la gestion du projet relèvera d’une personne en particulier, veuillez inclure son nom, ses coordonnées, etc. ainsi que son C. V..

SIXIÈME SECTION | RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX CONCERNANT LA DP

Recommandations
Veuillez indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de trois (3) clients actuels ou récents qui peuvent expliquer et confirmer la capacité de votre entreprise à mener à bien la portée du travail énoncée dans la présente DP.

Modalités du contrat
Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.

Renseignements et précisions supplémentaires
Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum.

Assurez-vous d’inclure le nom et les coordonnées de toute personne-ressource que nous pouvons consulter pour obtenir des précisions par rapport à la proposition de votre entreprise, au besoin.

Politique de vaccination obligatoire contre la COVID-19

La Société hôtesse exige que tous les membres du personnel et les entrepreneurs soient entièrement vaccinés contre la COVID-19.

Les entrepreneurs qui choisissent de ne pas se faire vacciner ne seront pas autorisés à se présenter sur les sites de la Société hôtesse. Les entrepreneurs doivent confirmer que tous leurs employés se présentent sur les sites de la Société hôtesse sont entièrement vaccinés. L’envoi d’un employé qui n’est pas entièrement vacciné à un site de la Société hôtesse peut être considéré comme un motif pour la Société hôtesse de résilier le contrat avec l’entrepreneur.

Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre  soumission à :
Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats
dkennedy@2022canadagames.ca