The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is looking to partner with a supplier to provide sporting equipment for use during the games, and for use by future athletes as part of our commitment to sport legacy in the Niagara region.

Email Intent to submit by Friday October 22nd, 2021 – 4:00 pm EST
Proposals to be completed and submitted by Friday November 12th – 4:00 pm EST

SECTION ONE |  INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]

At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage.  The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society

In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

• Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG.  An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
• Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
• Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
• Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property

SECTION TWO | SCOPE OF WORK

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking an organization to source and  provide the equipment as listed in Appendix A. We are looking for a committed price and delivery to various venues around the municipality of Niagara.  We do have specific requirements as it relates to sizes and styles but have noted where substitutions are accepted. The Host Society has limited warehouse space and as such, would prefer a just in time (JIT) process for delivery where possible; ideally by the end of May 2022. The bid should include proposals for storage and inventory inspection. Proposals should include options for economies of scale, bundled or packaged pricing and distributor discounts where applicable.

Scope of Work Details

Responsibilities would include but are not limited to: 

• Sourcing out equipment as listed and providing committed prices from date of submission until the games completion.
• Provide committed shipping prices 
• Plan for back orders or stock outs 
• Plan for tracking orders
• Plan to ensure orders arrive to the games in the correct order and free of damage.

Accessibility 

Submissions are encouraged to include accessibility considerations and features where applicable and appropriate. 

Sustainability 

Submissions are encouraged to explain and provide examples of incorporating measures to ensure their goods and/or services are designed/produced/procured in a sustainable and environmentally friendly manner. 

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced company and a collaborative organization whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All. 

SECTION THREE | RFP SCHEDULE OVERVIEW 

• RFP issued Tuesday October 12th, 2021
• Notice of Intent to Submit Due Friday October 22nd, 2021 – 4:00 pm EST
• Last date for Questions Monday November 8th, 2021 – 4:00 PM EST
• Proposal and Supporting Documents Due Friday, November 12th, 2021 – 4:00 PM EST
• Decision Date Friday, December 3rd, 2021
• Anticipated Start Date Upon contract acceptance
• Anticipated Conclusion Date May 31, 2022

SECTION FOUR | RFP SCORING 

Submitted RFPs will be scored as follows:    

• Responsiveness to Scope of Work     25%
• Demonstrated experience and expertise in similar projects 20%
• Cost effectiveness 25%
• Value-In-Kind opportunities 20%
  (either budget relief and/or project enhancements)
• Comprehensiveness and Sustainability 5%
• Company Profile 5% 

  Total 100% 

SECTION FIVE | RESPONSE SUBMITTAL REQUIREMENTS 

Responsiveness to Scope of Work

We are seeking comprehensive and informative proposals that clearly outline your ability to fulfill our requirements. Information to include in your proposal include and are not limited to the following: 

• Key Dates / Critical Path 
• Breakdown of all cost and fees for each element of the project, including a rate card for your services. Please show your costing for those items listed under ‘Scope of Work Details’ in which your company can provide services.
• Identification of any phases of the project that will be subcontracted out and to whom
• Résumé of staff member who would be identified as the Liaison for the Niagara 2022 Organization 
• Others

Demonstrated Experience and Expertise in Similar Projects 

Please outline a detailed summary of at least one (1) comparable project which the proposer has completed in the last three to five years. For each referenced project, please make certain to include all relevant details such as: 

• Description of scope of project
• Time to execute each phase of the project
• Cost and associated fees 
• Lessons Learned
• Others

Cost Effectiveness

Our decision process will be to secure a partner who’s services best deliver the goals of the Niagara 2022 CSG , while also being cost effective.

Sponsorship / VIK 

The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities. 

We encourage vendors to include a percentage discount toward budget relieving VIK (a reduction in cost to the requirements outlined in the Scope of Work), as well as enhanced VIK (additional services or features, not specifically outlined in the Scope of Work).

In addition, as a host society we are continually seeking cash sponsorship opportunities as well. Any interest in cash sponsorship can be submitted in conjunction with or separate from submitted proposals. 

Comprehensiveness and Sustainability

Your comprehensiveness score will be based upon how well your submission relates to the subject of the RFP. Sustainability score will be based on examples your organization provides related sustainable business practices, green initiatives and conservation.

Company Profile

Please provide a brief history of your organization, and if you intend to subcontract some of the work to another firm, include their information in this RFP as well. 

If one person will have the primary responsibility for this project, provide us with their information and relevant resume. 

SECTION SIX | RFP GENERAL INFORMATION

References 

Please provide the name, address, and phone number of three (3) current clients, who would be  capable  of explaining and confirming your firm’s capacity to successfully complete the scope of the work outlined herein. 

Contract Terms

All material produced, data collected, and reports generated by the contractor or subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFP does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder. 

Additional Information or Clarification

All questions and requests for clarification are required to be submitted with the contact listed below.  Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Please be certain to include the name and contact details of the persons to be approached for clarification of the proposal if needed.

Covid 19 Mandatory Vaccine Policy

The Host Society requires all staff and contractors to be fully vaccinated against Covid-19.

Contractors who choose not to be vaccinated will not be permitted to enter Host Society locations. Contractors must confirm that all of their employees entering Host Society locations are fully vaccinated. Sending an employee who is not fully vaccinated to a Host Society location may be deemed as cause for the Host Society to terminate the contract with the contractor.

Niagara 2021 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal. 

Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration
dkennedy@2022canadagames.ca

Appendix A

36-1013D SPORTS EQUIPMENT PRICING SHEET PDF

36-1013D SPORTS EQUIPMENT PRICING SHEET XLSX

36-1013D SPORTS EQUIPMENT PRICING SHEET CSV

Demande de propositions

ÉQUIPEMENTS SPORTIFS (COMPLÉMENTAIRES) 36-1013 D

Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, cherche à s’associer à un fournisseur pour fournir des équipements sportifs qui seront utilisés pendant les Jeux et par les futurs athlètes dans le cadre de notre engagement envers l’héritage sportif dans la région de Niagara.

Envoyez votre déclaration d’intention de soumissionner par courriel au plus tard le vendredi 22 octobre 2021 – 16 h HNE

Les propositions doivent être mises au point et soumises au plus tard le vendredi 12 novembre 2021 – 16 h HNE

PREMIÈRE SECTION |  INTRODUCTION

À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022 

En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés. 

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :

• Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
• Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.  
• Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni. 
• Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada. 

DEUXIÈME SECTION | LA PORTÉE DU TRAVAIL 

La Société hôtesse des Jeux d’été du Canada de Niagara 2022 est à la recherche d’une entreprise pour rechercher et fournir les équipements tel qu’indiqué à l’annexe A. Nous recherchons un prix ferme et la livraison à divers sites autour de la municipalité de Niagara. Nous avons des exigences spécifiques en ce qui concerne les tailles et les styles, mais nous avons souligné les cas pour lesquels les substitutions sont acceptées. La Société hôtesse dispose d’un espace d’entreposage limité et, à ce titre, préférerait un processus « juste à temps » (JAT) pour la livraison dans la mesure du possible; idéalement d’ici la fin mai 2022. L’offre doit inclure des propositions pour l’entreposage et l’inspection des stocks. Les propositions doivent inclure des options d’économies d’échelle, de prix groupés et de remises aux distributeurs, le cas échéant.

Détails de la portée du travail

Les responsabilités comprennent les éléments suivants, sans s’y limiter : 

• L’approvisionnement en équipement tel qu’indiqué et la communication de prix fermes à partir de la date de soumission jusqu’à la fin des Jeux;
• La communication de prix d’expédition fermes;
• La planification des commandes en souffrance ou les ruptures de stock;
• La planification du suivi des commandes;
• Prévoir de s’assurer que les commandes arrivent aux Jeux dans le bon ordre et sans être endommagées.

Accessibilité 

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure des caractéristiques d’accessibilité dans leur proposition là où cela s’avère pertinent et approprié.

Durabilité

Nous encourageons les soumissionnaires à décrire les mesures entreprises pour assurer la durabilité et le caractère écologique de la conception, la production et l’obtention des matériels ou services fournis, et d’en inclure des exemples concrets.

La Société hôtesse des JEC attend avec intérêt de travailler avec une entreprise expérimentée et collaborative qui a des valeurs conformes aux nôtres et qui est enthousiaste à l’idée de participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.

TROISIÈME SECTION | VUE D’ENSEMBLE DU CALENDRIER DE LA DP

• Date de publication de la DP Mardi 12 octobre 2021
• Date limite pour faire une déclaration d’intention de soumissionner Vendredi 22 octobre 2021 – 16 h HNE
• Date limite pour les questions Lundi 8 novembre 2021 – 16 h HNE
• Date limite pour envoyer la proposition et les documents pertinents Vendredi 12 novembre 2021 – 16 h HNE
• Date de la décision prévue Vendredi 3 décembre 2021
• Date de début du contrat prévue À l’acceptation du contrat
• Date de conclusion du contrat prévue 31 mai 2022

QUATRIÈME SECTION | ÉVALUATION DES DP

Toute proposition soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :

• la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail   25%
• l’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires   20 %
• la rentabilité de la proposition 20 %
• les possibilités de contribution en nature 25 %
  (soit par l’allègement du budget ou par des améliorations apportées au projet)
• l’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition 5 %
• le profil de l’entreprise 5 % 

  Total 100 % 

CINQUIÈME SECTION | EXIGENCES DE SOUMISSION À REMPLIR  

La capacité de l’entreprise à répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail

Nous sommes à la recherche de propositions exhaustives qui démontrent clairement la capacité de votre entreprise à répondre à nos exigences. Assurez-vous d’inclure, au minimum, les informations suivantes :

• les dates clés ou le chemin critique du projet;
• la ventilation des coûts et des frais associés à chaque section du projet, incluant la carte de tarifs pour vos services. Veuillez inclure les coûts associés à chaque point de la section « Détails de la portée du travail » pour lequel votre entreprise est en mesure de fournir des services;  
• l’identification de toute phase du projet qui sera confiée à un sous-traitant et les renseignements pertinents sur celui-ci;
• le C. V. du membre du personnel qui sera désigné agent de liaison pour l’organisation Niagara 2022; 
• toute autre composante.

L’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires

Décrivez en détail au moins un (1) projet comparable réalisé par le soumissionnaire au cours des trois à cinq dernières années. Assurez-vous d’inclure les détails pertinents de chaque projet, tels que :

• la description de la portée du travail; 
• les délais d’exécution pour chaque phase du projet; 
• les coûts et les frais associés au projet;
• les leçons à retenir;
• tout autre détail pertinent.

La rentabilité de la proposition

Notre processus décisionnel visera à établir un partenariat avec l’entreprise qui est le plus en mesure de réaliser les objectifs des JEC Niagara 2022, sans compromettre la rentabilité. 

Les commandites et les contributions en nature

La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature.

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure un pourcentage de réduction au budget apporté par toute contribution en nature permettant de l’alléger (une réduction des coûts énoncés dans la portée du travail) ou de rendre possible une autre amélioration au projet (des services ou des éléments ajoutés pas expressément décrits dans la portée du travail).

Par ailleurs, en tant que Société hôtesse, nous sommes toujours à la recherche de possibilités de commandites en espèces. Si vous êtes intéressés à devenir commanditaire en espèce, veuillez nous le communiquer en conjonction avec votre soumission de proposition, ou indépendamment de celle-ci.

L’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition

L’évaluation de l’exhaustivité reposera sur la correspondance entre votre proposition et l’objet de la DP. L’évaluation en matière de durabilité reposera sur les exemples que votre entreprise fournit vis-à-vis de vos pratiques durables, de vos initiatives vertes et de vos projets de conservation. 

Le profil de l’entreprise

Veuillez dresser un bref historique de votre entreprise et fournir des renseignements détaillés sur tout sous-traitant à qui vous entendez confier une partie du travail (le cas échéant).

Si la gestion du projet relèvera d’une personne en particulier, veuillez inclure son nom, ses coordonnées, etc. ainsi que son C. V..

SIXIÈME SECTION | RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX CONCERNANT LA DP

Recommandations

Veuillez indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de trois (3) clients actuels ou récents qui peuvent expliquer et confirmer la capacité de votre entreprise à mener à bien la portée du travail énoncée dans la présente DP.

Modalités du contrat 

Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.

Renseignements et précisions supplémentaires 

Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum.

Assurez-vous d’inclure le nom et les coordonnées de toute personne-ressource que nous pouvons consulter pour obtenir des précisions par rapport à la proposition de votre entreprise, au besoin.

Politique de vaccination obligatoire contre la COVID-19

La Société hôtesse exige que tous les membres du personnel et les entrepreneurs soient entièrement vaccinés contre la COVID-19.

Les entrepreneurs qui choisissent de ne pas se faire vacciner ne seront pas autorisés à se présenter sur les sites de la Société hôtesse. Les entrepreneurs doivent confirmer que tous leurs employés se présentant sur les sites de la Société hôtesse sont entièrement vaccinés. L’envoi d’un employé qui n’est pas entièrement vacciné à un site de la Société hôtesse peut être considéré comme un motif pour la Société hôtesse de résilier le contrat avec l’entrepreneur.

Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre  soumission à : 

Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats
dkennedy@2022canadagames.ca