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Greater Niagara Chamber of Commerce

Videography Services RFP 76 #1007

Request for Proposal
Videography Services RFP 76 #1007

Niagara 2022 Canada Summer Games

The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is seeking videographers to produce high-quality digital content throughout the two weeks of the Niagara 2022 Canada Summer Games. Videography services will be required to cover multiple locations, capturing footage at various events. Services must also be able to edit and deliver video content, both raw and edited, with quick turnaround times within the Games environment.

Email Intent to submit by Friday, June 4th, 2021 – 4:00 PM EST
Proposals to be completed and submitted by Friday, June 16th, 2021 – 4:00 PM EST

Intent, submissions and questions are to be sent to the contact listed at the end of this RFP.
Any communications to the reference contact should have a subject line of “Name of RFP (RFP ###) for quick reference.


About the Niagara 2022 Canada Summer Games

At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society

In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

  • Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
  • Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
  • Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
  • Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property


The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking creative videographers to capture the overall essence of the Niagara 2022 Canada Summer Games. Videography services will be required to cover multiple locations, capturing footage at various events. Footage to include sport competitions, medal presentations, Opening and Closing Ceremonies, awards and recognition ceremonies, cultural festivals, spectators, VIP events, press conferences, volunteers, testimonials, athlete and alumni interviews, sponsorship activations, and any other subject that captures the essence of the Games.

The videography team will produce and edit at least 30 short and impactful videos during the lead up and duration of the Niagara 2022 Canada Summer Games, including but not limited to: pre-Games events, weekly and daily recaps, Games recap, Alumni and Athlete interviews, Volunteer Appreciation video, Sponsorship Activations, and Press Conferences. The videos will need to be edited and delivered as required, with the capability of same-day turnaround for certain videos. Videos are intended to be published on the Niagara 2022 Canada Summer Games and the Canada Game Council’s social media platforms and email marketing campaigns, as well as YouTube and website usage. The Niagara 2022 Canada Summer Games and the Canada Games Council will have full access to all other uncut video content for future marketing materials.

The selected suppliers will work closely with the Manager, Digital Marketing at the Niagara 2022 Canada Summer Games to determine the schedule and location of shoots.


Over the lead up to and including the 18 days of events, video deliverables would include, but are not limited to:

  • Weekly Recap
    Produce 1x 1-minute recap video for each week
    Week 1 Recap: Delivered August 14, 2022
    Week 2 Recap: Delivered August 22, 2022
  • Final Games Recap
    Produce 1x 3-minute recap video for each week
    Delivered 2 weeks post-Games
  • Volunteer Appreciation Video
    Produce 1x 2-minute video capturing Volunteers during the two weeks
    Delivered 1-2 weeks post-Games
  • Daily Recaps/Quick Clips
    Produce 1x 15-30 second daily recap videos each day (15 days)
    Delivered daily
  • Alumni/Athlete Content
    Produce and capture interviews with notable alumni and athletes
    Footage delivered post-Games (for future use), unless otherwise requested.
  • Sponsor Content & Press Conferences
    Capture footage of sponsorship activations and Government Officials at press conferences
    Footage delivered post-Games, unless otherwise requested during Games.
  • Others as required
    Produce short social media vignettes of moments worth sharing
    Delivered upon request



Submissions are encouraged to include accessibility considerations and features where applicable and appropriate.


Submissions are encouraged to explain and provide examples of incorporating measures to ensure their goods and/or services are designed/produced in a sustainable and environmentally friendly manner.

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced and collaborative organization whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All.

Content ownership

Upon delivery receipt of services contracted, the Niagara 2022 Canada Summer Games and the Canada Games Council will have full entitlement, copyright ownership and be granted unrestricted use of all video files and footage regardless of media platform. The video content may be altered for marketing, promotions and/or initiatives as deemed appropriate by the Niagara 2022 Canada Summer Games and the Canada Games Council.


  • RFP issued Friday May 21st, 2021
  • Notice of Intent to Submit Due Friday June 4th, 2021 – 4:00 PM EST
  • Final Date to Submit Questions Wednesday June 16th, 2021 – 4:00 PM EST
  • Proposal and Supporting Documents Due Friday June 18th, 2021 – 4:00 PM EST
  • Anticipated Decision Date Friday July 9th, 2021
  • Anticipated Pre Production Start Date June 2022
  • N22 Games Start Date August 5, 2022
  • N22 Games Conclusion Date August 22, 2022
  • Anticipated Post Production Completion Date September 2022


Submitted RFPs will be scored as follows:

  • Responsiveness to Scope of Work 25%
  • Demonstrated experience and expertise in similar projects 20%
  • Cost effectiveness 20%
  • Value-In-Kind opportunities 30%
    (either budget relief and/or project enhancements)
  • Comprehensiveness and Sustainability 3%
  • Company Profile 2%

    Total 100%


Responsiveness to Scope of Work

We are seeking comprehensive and informative proposals that clearly outline your ability to fulfill our requirements. Information to include in your proposal include and are not limited to the following:

  • Key Dates / Critical Path
  • Breakdown of all costs and fees. Cost structure to include day rates, editings and post production editing rates etc. Please show your costing for those items listed under Section Two in which your company can provide services.
  • Identification of any phases of the project that will be subcontracted out and to whom
  • Résumé of staff member who would be identified as the Liaison for the Niagara 2022 Organization
  • Others

Demonstrated Experience and Expertise in Similar Projects

Please outline a detailed summary of at least one (1) comparable projects which the proposer has completed in the last three to five years. For each referenced project, please make certain to include all relevant details such as:

  • Description of scope of project
  • Time to execute each phase of the project
  • Cost and associated fees
  • Lessons Learned
  • Others

Cost Effectiveness

Our decision process will be to secure a partner who’s services best deliver the goals of the Niagara 2022 CSG , while also being cost effective.

Sponsorship / VIK

The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities.

We encourage vendors to include a percentage discount toward budget relieving VIK (a reduction in cost to the requirements outlined in the Scope of Work), as well as enhanced VIK (additional services or features, not specifically outlined in the Scope of Work).

In addition, as a host society we are continually seeking cash sponsorship opportunities as well. Any interest in cash sponsorship can be submitted in conjunction with or separate from submitted proposals.

Comprehensiveness and Sustainability

Your comprehensiveness score will be based upon how well your submission relates to the subject of the RFP. Sustainability score will be based on examples your organization provides related sustainable business practices, green initiatives and conservation.

Company Profile

Please provide a brief history of your organization, and if you intend to subcontract some of the work to another firm, include their information in this RFP as well.

If one person will have the primary responsibility for this project, provide us with their information and relevant resume.



Please provide the name, address, and phone number of three (3) current clients, who would be capable of explaining and confirming your firm’s capacity to successfully complete the scope of the work outlined herein.

Contract Terms

All material produced, data collected, and reports generated by the subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFP does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder.

Additional Information or Clarification

All questions and requests for clarification should be submitted with the contact listed below.

Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Please be certain to include the name and contact details of the persons to be approached for clarification of the proposal if needed.

Niagara 2022 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.

Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration


Demande de proposition
Services de vidéographie DP 76 #1007

Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, cherche des vidéastes pour produire des contenus numériques de grande qualité au cours des deux semaines des Jeux d’été du Canada Niagara 2022. Les services de vidéographie seront requis sur plusieurs sites pour enregistrer divers événements. Les vidéastes doivent être en mesure de faire le montage des vidéos et de nous fournir les contenus, bruts et montés, dans des délais serrés lors de la tenue des Jeux.

Envoyer votre déclaration d’intention de soumissionner par courriel au plus tard le vendredi 4 juin à 16 h 00 HNE.

Les propositions doivent être mises au point et soumises au plus tard le vendredi 16 juin à 16 h 00 HNE

Envoyez votre déclaration d’intention de soumissionner, votre proposition et toutes vos questions à la personne-ressource indiquée à la fin de cette DP. À des fins de consultation rapide, toutes les communications qui lui sont envoyées devraient avoir comme objet : « Nom de la DP (### de la DP) ».


À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022

En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés. Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :

  • Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
  • Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
  • Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
  • Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.


La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 cherche des vidéastes créatifs pour capter l’essence globale des Jeux d’été du Canada Niagara 2022. Le tournage de vidéos s’effectuera sur plusieurs sites afin d’enregistrer divers événements. Voici un aperçu des multiples aspects des Jeux qui devront être filmés : les compétitions sportives, les cérémonies de présentation des médailles, les cérémonies d’ouverture et de clôture, les cérémonies de remise de prix et de reconnaissance, les festivals culturels, les spectateurs, les événements pour VIP, les conférences de presse, les bénévoles, les témoignages, les entretiens avec athlètes et anciens des Jeux, les activations de commandites, et toute autre scène qui représente l’ambiance des Jeux.

L’équipe de vidéographie sera responsable de la production et du montage d’au moins 30 vidéos courtes et percutantes à l’approche des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 et pendant la tenue de l’événement. Ces vidéos comprendront les suivantes, sans s’y limiter : les événements précédant les Jeux, les récapitulatifs hebdomadaires et quotidiens, une vidéo récapitulative des Jeux, les entretiens avec athlètes et anciens des Jeux, une vidéo de reconnaissance des bénévoles, les activations de commandites et les conférences de presse. Ces vidéos devront être montées et remises à la Société hôtesse sur demande, parfois le jour même du tournage. Elles seront publiées sur les réseaux sociaux et les sites Web des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 et du Conseil des Jeux du Canada. Elles seront également présentées dans le cadre de campagnes publicitaires électroniques par ces deux organismes ainsi que téléchargées sur YouTube. À l’avenir, les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 et le Conseil des Jeux du Canada auront pleinement accès à tous les contenus vidéo, bruts et montés, et pourront s’en servir à des fins promotionnelles.

Détails de la portée du travail

À l’approche des Jeux et au cours des 18 jours d’événements, les livrables vidéo comprendront les suivants, sans s’y limiter :

  • Récapitulatifs hebdomadaires
    Produire 1 vidéo récapitulative d’une minute pour chacune des deux semaines.
    Récapitulatif de la première semaine : produit fini à rendre le 14 août 2022.
    Récapitulatif de la deuxième semaine : produit fini à rendre le 22 août 2022.
  • Vidéo récapitulative des Jeux
    Produire 1 vidéo récapitulative de 3 minutes pour chacune des deux semaines.
    Le produit fini est à rendre 2 semaines après l’achèvement des Jeux.
  • Vidéo de reconnaissance des bénévoles
    Produire 1 vidéo de 2 minutes qui présente les bénévoles au cours des deux semaines.
    Le produit fini est à rendre 1 à 2 semaines après l’achèvement des Jeux.
  • Récapitulatifs quotidiens/Vidéoclips éclairs
    Produire 1 vidéo récapitulative de 15 à 30 secondes chaque jour (15 jours au total).
    Le produit fini est à rendre le jour même.
  • Le contenu sur les athlètes et les anciens
    Produire et enregistrer des entretiens avec des anciens et des athlètes connus ou remarquables.
    Les séquences vidéo seront à rendre après les Jeux pour l’utilisation future, sauf demande contraire faite pendant les Jeux.
  • Le contenu sur les commanditaires et les conférences de presse
    Enregistrer l’activation des commandites et les conférences de presse mettant en vedette divers fonctionnaires.
    Les séquences vidéo seront à rendre après les Jeux, sauf demande contraire faite pendant les Jeux.
  • Autres au besoin

Produire de courtes vignettes pour les médias sociaux de moments dignes d’être partagées.

Le produit fini est à rendre sur demande.


Les soumissionnaires sont encouragés à inclure des caractéristiques d’accessibilité dans leur proposition là où cela s’avère pertinent et approprié.


Les soumissionnaires sont encouragés à décrire les mesures entrepris pour assurer la durabilité et le caractère écologique de la conception et de la production des matériels ou services fournis, et d’inclure des exemples concrets de ceux-ci.

La Société hôtesse des JEC attend avec intérêt de travailler avec des fournisseurs expérimentés et collaboratifs qui ont des valeurs conformes aux nôtres et qui sont enthousiastes à l’idée de participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.

Propriétaires des contenus

Une fois que les contenus seront remis à la Société hôtesse, les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 et le Conseil des Jeux du Canada auront pleinement le droit aux vidéos et seront les détenteurs des droits de propriété et d’auteur de celles-ci. Ces deux organismes seront autorisés à utiliser tous les fichiers vidéo et les séquences vidéo sans restriction, quelle que soit la plateforme média, et à modifier le contenu des vidéos à des fins de marketing ou de publicité ou pour convenir à différentes initiatives, selon les besoins.


  • Date de publication de la DP le vendredi 21 mai 2021
  • Date limite pour faire une déclaration d’intention de soumissionner le vendredi 4 juin 2021 16 h 00 HNE
  • Date limite pour envoyer des questions par courriel le mercredi 16 juin 2021 16 h 00 HNE
  • Date limite pour envoyer la proposition et les documents pertinents le vendredi 18 juin 2021 16 h 00 HNE
  • Date de la décision le vendredi 9 juillet 2021
  • Date de début de la préproduction juin 2022
  • Date de début des JEC Niagara 2022 le 5 août 2022
  • Date de conclusion des JEC Niagara 2022 le 22 août 2022
  • Date prévue pour l’achèvement du travail de postproduction septembre 2022


Toute proposition soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :

  • la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail 25 %
  • l’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires 20 %
  • la rentabilité de la proposition 20 %
  • les possibilités de contribution en nature 30 % (soit par l’allègement du budget ou par des améliorations apportées au projet)
  • l’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition 3 %
  • le profil de l’entreprise 2 %

    Total 100 %


La capacité de répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail

Nous sommes à la recherche de propositions exhaustives qui démontrent clairement la capacité de votre entreprise à répondre à nos exigences. Assurez-vous d’inclure, au minimum, les informations suivantes :

  • les dates clés ou le chemin critique du projet;
  • la ventilation des coûts et des frais. Dans la structure des coûts, inclure les tarifs quotidiens ainsi que les tarifs pour le montage ainsi que pour le montage postproduction, etc. Veuillez inclure les coûts pour chaque point énuméré dans la Deuxième Partie pour lequel votre entreprise peut fournir des services;
  • l’identification de toute phase du projet qui sera confiée à un sous-traitant et les renseignements pertinents sur celui-ci;
  • le C. V. du membre du personnel qui sera désigné agent de liaison pour Niagara 2022;
  • tout autre composant.

Une expérience et une expertise avérées dans le cadre de projets similaires

Décrivez en détail au moins un (1) projet comparable réalisé par le soumissionnaire au cours des trois à cinq dernières années. Assurez-vous d’inclure les détails pertinents de chaque projet tels que :

  • la description de la portée du travail;
  • les délais d’exécution pour chaque phase du projet;
  • les coûts et les frais associés au projet;
  • les leçons à retenir;
  • tout autre détail pertinent.

La rentabilité

Notre processus décisionnel visera à établir un partenariat avec l’entreprise qui est le plus en mesure de réaliser les objectifs des JEC Niagara 2022, sans compromettre la rentabilité.

Les commandites et contributions en nature

La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature.

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure un pourcentage de réduction au budget apporté par toute contribution en nature permettant de l’alléger (une réduction des coûts énoncés dans la portée du travail) ou de rendre possible une autre amélioration au projet (des services ou des éléments ajoutés pas expressément décrits dans la portée du travail).

Par ailleurs, en tant que Société hôtesse, nous sommes toujours à la recherche de possibilités de commandites en espèces. Si vous êtes intéressés à devenir commanditaire en espèce, veuillez nous le communiquer en conjonction avec votre soumission de proposition, ou indépendamment de celle-ci.

L’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition

L’évaluation de l’exhaustivité reposera sur la correspondance entre votre proposition et l’objet de la DP. L’évaluation en matière de durabilité reposera sur les exemples que votre entreprise fournit vis-à-vis de vos pratiques durables, de vos initiatives vertes et de vos projets de conservation.

Le profil de l’entreprise

Veuillez dresser un bref historique de votre entreprise et fournir des renseignements détaillés sur tout sous-traitant à qui vous entendez confier une partie du travail (le cas échéant).

Lorsque la gestion du projet relèvera d’une personne en particulier, veuillez inclure son nom, ses coordonnées, etc. ainsi que son C. V.



Veuillez indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de trois (3) clients actuels ou récents qui peuvent expliquer et confirmer la capacité de votre entreprise à mener à bien la portée du travail énoncée dans la présente DP.

Modalités du contrat

Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.

Renseignements et précisions supplémentaires

Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum.

Assurez-vous d’inclure le nom et les coordonnées de toute personne-ressource que nous pouvons consulter pour obtenir des précisions par rapport à la proposition de votre entreprise, au besoin.

Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre soumission à :
Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats

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