The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is looking for a quotation to provide entree options for Athletes and Officials during the Niagara 2022 Canada Summer Games.

SECTION ONE |  INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]

At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage.  The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society

In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders. 

The goals of the Host Society are to:

• Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
• Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
• Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
• Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property 

SECTION TWO | SCOPE OF WORK

VENUE FEEDING

N22 is looking to provide an entree to feed Athletes and Officials at various Venues throughout the two weeks of the Games – August 6th to August 21st, 2022. Due to the nature of the locations, we require all entrees to range from box style to pass and serve; hot or cold and without preparation on site.

Examples include, but are not limited to:

• Salads
• Rice/Grain bowls
• Wraps/Sandwiches

SCHEDULE

Please refer to the accompanying SCHEDULE A for the list of venues and dates.

For variety and fairness, our goal will be to partner with more than one supplier to provide entrees.

Please indicate if there are any days you CANNOT supply your entree offerings.

ENTREES

Please refer to the accompanying SCHEDULE A for the quantity of Entrees required by date.

We require both meat protein and vegetable protein options.

Please indicate the amount of protein in each of your offers (5 oz of chicken, 6 oz of vegetable protein etc).

We are looking for the main entree only; no sides are required.

Pricing per entree needs to be in the $10 – $12 range plus HST to qualify.

Please indicate your capacity to supply your entree offering.

DELIVERY

Timing of deliveries will be coordinated with the successful suppliers.

Please identify any limitations or costs related to delivering to any of the venues as per Schedule A 

Please submit quotes no later than  Friday March 25th, 2022 – 4:00 pm EST

SECTION THREE | SCORING

Submitting RFQ’s will be scored as follows:

1. Responsiveness to the Scope of work — 20%
2. Cost Effectiveness — 30%
3. Value-in-Kind as a percentage of total — 30%
4. SAS — 20%

Responsiveness to Scope of work looks at how closely the response matches the request. A complete match would score highest. Substitutions if not allowed and unavailability would reduce the scoring in this category.

Cost Effectiveness is scored based on the prices presented. Lowest overall price would receive the highest score with points deducted for second, third, fourth etc. A point will be deducted for every 10% above the lowest price.

The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities. Value in Kind should be reflected as a percentage reduction off the total price of the quote. The highest VIK offered will be scored the highest with a point deducted per every 5% below the highest VIK.

Sustainability, Accessibility and Social Enterprise

The Niagara 2021 CSG Host Society believes very strongly in Social procurement and providing all individuals with equal access to employment and a living wage.  We would like to partner with Suppliers that share these beliefs.  Please review the below and let us know how your business works to enhance and better our communities.

Your SAS score will be based on the following:

• Sustainability will be based on examples your organization provides related sustainable business practices, green packaging and conservation.
• Accessibility will be based on the extent to which your business is accessible to individuals with barriers, including people with limited or modified mobility, are blind or have low vision, Deaf or hard of hearing, and who have speech impairments, as well as opportunities given to individuals with barriers to employment, Non-Profit organizations and Indigeous peoples where applicable.
• Social Enterprise will be based on opportunities given to local businesses and farmers to be part of your supply chain individuals.

Terms and Conditions

All material produced, data collected, and reports generated by the contractor or subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFQ does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a quote or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFQ, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFQ, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder.

Payment Terms

Please indicate your payment terms in the quotation.

Covid 19 Mandatory Vaccine Policy

The Host Society requires all staff and contractors to be fully vaccinated against Covid-19.

Contractors who choose not to be vaccinated will not be permitted to enter Host Society locations. Contractors must confirm that all of their employees entering Host Society locations are fully vaccinated. Sending an employee who is not fully vaccinated to a Host Society location may be deemed as cause for the Host Society to terminate the contract with the contractor.

Additional Information or Clarification

All questions and requests for clarification should be submitted with the contact listed below.  Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Niagara 2021 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.

Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration
dkennedy@2022canadagames.ca

SCHEDULE A

Henley Rowing Course

Welland Flatwater Centre

Southward Community Park

Niagara Sailing Club – must be wrap/sandwich

Canada Games Park

Demande de PRIX
Alimentation sur les sites DP 52 – 5007
Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, est à la recherche d’un devis offrir des options de plat préparé aux athlètes et aux officiels pendant les Jeux d’été du Canada Niagara 2022.

PREMIÈRE SECTION |  INTRODUCTION

À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 [JEC Niagara 2022]

La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022

En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :

• Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
• Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
• Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
• Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.

DEUXIÈME SECTION | LA PORTÉE DU TRAVAIL

ALIMENTATION SUR LES SITES

N22 cherche à fournir un plat préparé pour nourrir les athlètes et les officiels sur divers sites tout au long des deux semaines des Jeux – du 6 au 21 août 2022. En raison de la nature des lieux, nous demandons que tous les plats soient de style boîte ou « remettre et servir »; chauds ou froids et sans préparation sur place.

Les exemples incluent, mais s’y limiter :

• Salades
• Bols de riz / grains
• Wraps / Sandwichs

ANNEXE

Veuillez consulter l’ANNEXE A ci-jointe pour la liste des sites et des dates.

Pour assurer la variété et l’équité, notre objectif sera de nous associer à plus d’un fournisseur pour fournir des plats.

Veuillez indiquer s’il y a des jours où vous NE POUVEZ PAS fournir vos plats.

PLATS

Veuillez consulter l’ANNEXE A ci-jointe pour la quantité de plats requis par date.

Nous souhaitons offrir des options de protéines de viande et de protéines végétales.

Veuillez indiquer la quantité de protéines dans chacun de vos plats (5 oz de poulet, 6 oz de protéines végétales, etc.).

Nous recherchons uniquement le plat principal; aucun accompagnement n’est requis.

Le prix par plat doit se situer entre 10 $ et 12 $ plus la TVH pour être admissible.

Veuillez indiquer votre capacité à fournir votre offre de plats.

LIVRAISON

Le calendrier des livraisons sera coordonné avec les fournisseurs retenus.

Veuillez indiquer les limites ou les coûts associés à la livraison à tout site conformément à l’annexe A.

Veuillez soumettre les devis, au plus tard le vendredi 25 mars 2022 – 16 h HNE

TROISIÈME SECTION | ÉVALUATION

Toute DP soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :

1.         la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail 20%
2. la rentabilité de la proposition                                                                                               30%
3. le pourcentage de la contribution en nature                                                   30%
4.         durabilité, accessibilité et entreprise sociale                                                                    20%

La capacité de l’entreprise à répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail examine dans quelle mesure la réponse correspond à la demande. Une correspondance complète recevrait l’évaluation la plus élevée. Les substitutions, si elles ne sont pas autorisées, et l’indisponibilité réduiraient la note dans cette catégorie

La rentabilité de la proposition est évaluée en fonction des prix présentés. Le prix global le plus bas recevra l’évaluation la plus élevée et des points seront déduits pour le deuxième plus bas, le troisième, le quatrième, etc. Un point sera déduit pour chaque tranche de 10 % au-dessus du prix le plus bas.

La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature. La contribution en nature doit être reflétée sous forme de pourcentage de réduction sur le prix total du devis. La contribution en nature la plus élevée offerte recevra l’évaluation la plus élevée et un point sera déduit pour chaque tranche de 5 % en dessous de la contribution en nature la plus élevée.

Durabilité, accessibilité et entreprise sociale
La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 croit fermement à l’approvisionnement social et à l’accès égal à l’emploi et à un salaire décent pour tous. Nous aimerions nous associer à des fournisseurs qui partagent ces convictions. Veuillez examiner ce qui suit et faites-nous savoir ce que votre entreprise fait pour améliorer nos communautés.

L’évaluation de votre entreprise en matière de durabilité, accessibilité et entreprise sociale sera fondée sur les éléments suivants :

• la pondération en matière de durabilité sera fondée sur les exemples fournis par votre organisation en matière de pratiques commerciales durables, d’initiatives vertes et de conservation.
• la pondération en matière d’accessibilité sera fondée sur la mesure dans laquelle votre proposition est accessible aux personnes confrontées à des obstacles, y compris les personnes à mobilité réduite ou modifiée, qui sont aveugles ou malvoyantes, sourdes ou malentendantes et qui ont des troubles de la parole, ainsi que les possibilités offertes aux personnes confrontées à des obstacles à l’emploi, aux organisations à but non lucratif et aux Autochtones, le cas échéant.
• la pondération en matière d’entreprise sociale sera fondée sur les possibilités offertes aux entreprises et agriculteurs locaux de faire partie de votre chaîne d’approvisionnement.

Modalités du contrat

Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.

Modalités de paiement

Veuillez indiquer vos modalités de paiement dans la proposition.

Politique de vaccination obligatoire contre la COVID-19

La Société hôtesse exige que tous les membres du personnel et les entrepreneurs soient entièrement vaccinés contre la COVID-19.

Les entrepreneurs qui choisissent de ne pas se faire vacciner ne seront pas autorisés à se présenter sur les sites de la Société hôtesse. Les entrepreneurs doivent confirmer que tous leurs employés se présentent sur les sites de la Société hôtesse sont entièrement vaccinés. L’envoi d’un employé qui n’est pas entièrement vacciné à un site de la Société hôtesse peut être considéré comme un motif pour la Société hôtesse de résilier le contrat avec l’entrepreneur.

Renseignements et précisions supplémentaires

Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum.

Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre  soumission à :

Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats
dkennedy@2022canadagames.ca

ANNEXE A

Henley Rowing Course

Welland Flatwater Centre

Southward Community Park

Niagara Sailing Club – doit être des wraps/sandwichs

Parc des Jeux du Canada