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Greater Niagara Chamber of Commerce

Request for Proposal Spectator Medical Services RFP 58 – 1012

NIAGARA 2022 CANADA SUMMER GAMES | JEUX D’ÉTÉ DU CANADA NIAGARA 2022

Request for Proposal
Spectator Medical Services RFP 58 – 1012
Niagara 2022 Canada Summer Games

The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, is seeking a Spectator Medical Services partner to provide emergency first-aid response to Front of House areas at the Niagara 2022 Canada Summer Games competition venues and cultural celebration events throughout the Niagara Region.

Email Intent to submit by September 10th, 2021 – 4:00 pm EST
Proposals to be completed and submitted by October 8th, 2021 – 4:00pm EST

SECTION ONE | INTRODUCTION

About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]

At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society

In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

  • Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
  • Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
  • Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
  • Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property

SECTION TWO | VOLUNTEER-LED VENUE PLANNING MODEL

The Niagara 2022 Canada Summer Games follows a volunteer-led Venue Management Model for the planning of and operation of each of the Game’s 18 competition venues. The volunteer structure is made up of approximately 300 Leadership Volunteers who work with the Niagara 2022 staff team to plan the operations at a designated venue. These volunteers are split between 20 Functional Areas, each of which are focused on a different element of venue planning (Ie Transportation, Sport, Technology etc.).

Spectator Medical Services (SMS) will collaborate with the Niagara 2022 Canada Games Medical Services team during Games-time. SMS will report to the Host Society Venue Medical Leads and operate within the Niagara 2022 Canada Games Medical Services Policies and Protocols. Leading up to the Games operational period, a representative(s) of the SMS contractor is expected to participate in the Games medical planning process via occasional in-person or virtual meetings during or after normal working hours but will not be required to take on committee roles

SECTION THREE | SCOPE OF WORK

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking an organization to provide a proposal for emergency first-aid response to Front-of-House areas at all Niagara 2022 Canada Games competition venues and the cultural celebration events as required. The Spectator Medical Services contractor will provide emergency first-aid response to ticketed guests, Games VIPs, accredited media, and Games volunteers. At venues where the competition is a non-ticketed event, the Spectator Medical Services contractor will provide services in accordance with Niagara 2022 Canada Games Medical Services: Spectator Medical protocols, policies and procedures specific to that venue. Please reference Appendix A in this document, for a list of venues, events and estimated attendance.

Services at competition venues will begin at least 15 minutes before gates open to spectators and will end 30 minutes after the conclusion of the competition period or after all spectators have left the venue, whichever is later (Spectator Medical Services policies and procedures to be finalized in the coming months). Services at competition venues will only be required on days when competition is scheduled to take place. Assume a minimum of two (2) shifts of staff per competition day at each venue during the planning phase. Finalized competition schedules will become available in the coming months to be used for final planning. N22 will share a draft schedule to be used by the vendor for proposal information only and only with vendors who submit a letter of intent.

Services for the cultural celebration events will begin at least 15 minutes before gates open to visitors and will end when all visitors have left the venue. Assume a minimum of 2 shifts per event day during the planning phase. Information to assist with final needs assessments will be available in the coming months.

Scope of Work Details

Responsibilities would include but are not limited to:

  • Name of individuals who will represent the vendor throughout the planning and operational phases of the contract period including attending planning meetings as required.
  • Proposed number of staff required to operate per shift at each specific venue listed in Appendix A
  • Include the minimum total number of staff that the vendor can guarantee to provide throughout the Niagara 2022 Canada Games period.
  • Vendor plan for staff replacement in the event of absenteeism
  • Summary of the first-aid qualifications that will be held by vendor staff providing services to the Niagara 2022 Canada Games
  • Guarantee that the vendor will provide their staff with adequate equipment and supplies to perform their duties during the Niagara 2022 Canada Games period
  • Aside from basic consumable first-aid supplies (e.g. bandages, gauze etc.), provide a list of non-consumable supplies/equipment that the vendor will provide to their staff (e.g. oxygen tanks, AED, etc.). Please indicate only items that the vendor can guarantee to provide to every venue-team.
  • Spectator Medical Services contract staff will provide emergency first-aid response to ticketed guests, Games VIPs, accredited media, and Games volunteers in accordance with Niagara 2022 Medical Services policies and procedures during Games time.
  • Spectator Medical Services staff will report to the Host Society Medical Services Venue Leads during on-site operational periods.
  • Not required for transport of any medical emergency
  • Looking for a minimum of 50% of vendor staff to have Canadian Red Cross Emergency First Responder training or equivalent/higher
  • Vendor to supply liability insurance of 5 million per occurrence and on equipment supplied by the vendor.
  • Provide vulnerable sector checks for all staff with direct contact to participants.

Accessibility

Submissions are encouraged to include accessibility considerations and features where applicable and appropriate.

Sustainability

Submissions are encouraged to explain and provide examples of incorporating measures to ensure their goods and/or services are designed/produced in a sustainable and environmentally friendly manner.

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced company and a collaborative organization whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All.

SECTION FOUR | RFP SCHEDULE OVERVIEW

  • RFP issued August 20th, 2021
  • Notice of Intent to Submit Due September 10th, 2021 – 4:00 pm EST
  • Last date for Questions October 1st, 2021 – 4:00 pm EST
  • Proposal and Supporting Documents Due October 8th, 2021 – 4:00 pm EST
  • Decision Date October 22, 2021
  • Anticipated Start Date November 2021 for Pre Planning
  • Anticipated Conclusion Date August 22, 2022

SECTION FIVE | RFP SCORING

Submitted RFPs will be scored as follows:

  • Responsiveness to Scope of Work 20%
  • Demonstrated experience and expertise in similar projects 25%
  • Cost effectiveness 20%
  • Value-In-Kind opportunities 25% (either budget relief and/or project enhancements)
  • Comprehensiveness and Sustainability 5%
  • Company Profile 5%

    Total 100%

SECTION SIX | RESPONSE SUBMITTAL REQUIREMENTS

Responsiveness to Scope of Work

We are seeking comprehensive and informative proposals that clearly outline your ability to fulfill our requirements. Information to include in your proposal include and are not limited to the following:

  • Key Dates / Critical Path
  • Breakdown of all cost and fees for each element of the project, including a rate card for your services. Please show your costing for those items listed under ‘Scope of Work Details’ in which your company can provide services.
  • Identification of any phases of the project that will be subcontracted out and to whom
  • Résumé of staff member(s) who would be identified as the Liaison for the Niagara 2022 Organization
  • Others

Demonstrated Experience and Expertise in Similar Projects

Please outline a detailed summary of at least one (1) comparable project which the proposer has completed in the last three to five years. For each referenced project, please make certain to include all relevant details such as:

  • Description of scope of project
  • Time to execute each phase of the project
  • Cost and associated fees
  • Lessons Learned
  • Others

Cost Effectiveness

Our decision process will be to secure a partner who’s services best deliver the goals of the Niagara 2022 CSG , while also being cost effective. Cost effectiveness will not be the only determining factor in awarding the bid.

Sponsorship / VIK

The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities.

We encourage vendors to include a percentage discount toward budget relieving VIK (a reduction in cost to the requirements outlined in the Scope of Work), as well as enhanced VIK (additional services or features, not specifically outlined in the Scope of Work).

In addition, as a host society we are continually seeking cash sponsorship opportunities as well. Any interest in cash sponsorship can be submitted in conjunction with or separate from submitted proposals.

Comprehensiveness and Sustainability

Your comprehensiveness score will be based upon how well your submission relates to the subject of the RFP. Sustainability score will be based on examples your organization provides related sustainable business practices, green initiatives and conservation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will show preference to vendors who reside in the Niagara Region.

Company Profile

Please provide a brief history of your organization, and if you intend to subcontract some of the work to another firm, include their information in this RFP as well.

If one person will have the primary responsibility for this project, provide us with their information and relevant resume.

SECTION SEVEN | RFP GENERAL INFORMATION

References

Please provide the name, address, and phone number of three (3) current clients, who would be capable of explaining and confirming your firm’s capacity to successfully complete the scope of the work outlined herein.

Contract Terms

All material produced, data collected, and reports generated by the contractor or subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFP does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder.

Additional Information or Clarification

All questions and requests for clarification are required to be submitted with the contact listed below. Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Please be certain to include the name and contact details of the persons to be approached for clarification of the proposal if needed.

Niagara 2021 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.

Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration
dkennedy@2022canadagames.ca

Appendix A


NIAGARA 2022 CANADA SUMMER GAMES | JEUX D’ÉTÉ DU CANADA NIAGARA 2022

Demande de propositions

SERVICES MÉDICAUX POUR SPECTATEURS DP 58 – 1012

Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, cherche un partenaire en services médicaux pour les spectateurs. Lors de la tenue des Jeux d’été du Canada Niagara 2022, le soumissionnaire retenu fournira des services d’intervention en cas d’urgence et de premiers soins dans les aires réservées aux spectateurs sur les divers sites de compétitions et de célébrations culturelles partout dans la région de Niagara.

Envoyez votre déclaration d’intention de soumissionner par courriel au plus tard le 10 septembre 2021 à 16 h 00 HNE.

Les propositions doivent être mises au point et soumises au plus tard le 8 octobre 2021 à 16 h HNE.

PREMIÈRE SECTION | INTRODUCTION

À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 [JEC Niagara 2022]

La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022

En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes :

  • Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
  • Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
  • Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
  • Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.

DEUXIÈME SECTION | LE MODÈLE DE PLANIFICATION DES SITES DIRIGÉ PAR LES BÉNÉVOLES

En ce qui concerne la planification et l’opération des 18 sites de compétition des Jeux, les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 se conforment à un modèle de gestion des sites pris en charge par des bénévoles. La structure de bénévoles comporte environ 300 bénévoles en chef qui travaillent de concert avec l’équipe du personnel de Niagara 2022 pour planifier les opérations de chaque site. Ces bénévoles sont répartis entre 20 secteurs fonctionnels, dont chacun est responsable d’un élément spécifique de la planification (p. ex. le transport, les sports, la technologie, etc.).

Lors de la tenue des Jeux, les services médicaux pour les spectateurs (SMS) travailleront en collaboration avec l’équipe des services médicaux des Jeux d’été du Canada Niagara 2022. Les SMS sous contrat relèveront des bénévoles en chef des services médicaux sur chaque site et mèneront leurs opérations conformément aux politiques et aux procédures du secteur des services médicaux de Niagara 2022. Avant le début des opérations des Jeux, un représentant du fournisseur des SMS devra participer au processus de planification des services médicaux; cette personne devra assister à des réunions sur place et virtuelles, pendant ou après les heures de travail normales, mais ne sera pas tenue d’assumer des rôles de comité.

TROISIÈME SECTION | LA PORTÉE DU TRAVAIL

Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 cherchent une entreprise qui pourra fournir des services d’intervention en cas d’urgence dans les aires des spectateurs sur tous les sites des compétitions et des célébrations culturelles situés partout dans la région de Niagara. Le fournisseur de services médicaux pour les spectateurs (SMS) sera responsable de fournir des premiers soins d’urgence à tous les spectateurs ayant acheté des billets, aux invités VIP des Jeux, aux représentants des médias accrédités, et aux bénévoles des Jeux. Sur les sites où les compétitions ne sont pas sujettes à la billetterie, le fournisseur des SMS fournira des services médicaux conformément aux politiques et aux procédures de Niagara 2022 relatives aux services médicaux pour les spectateurs en vigueur sur le site donné. Veuillez vous référer à l’Annexe A à la fin de ce document pour consulter une liste énumérant tous les sites et événements des Jeux et le nombre de spectateurs prévus à chacun.

Les services sur les sites de compétition débuteront au moins 15 minutes avant que le site soit ouvert aux spectateurs et se termineront 30 minutes après la conclusion de la période de compétition ou après que tous les spectateurs ont quitté le site, si cela dépasse les 30 minutes (les politiques et les procédures des services médicaux pour les spectateurs seront mises au point au cours des prochains mois). Les services sur les sites de compétition ne seront requis que les jours où une compétition a lieu. Lors de la phase de planification, prévoir au moins deux services par jour de compétition sur chaque site. Les horaires de compétition officiels seront affichés dans les mois à venir et pourront guider la planification définitive. N22 partagera une ébauche de l’horaire avec les fournisseurs qui font une déclaration d’intention de soumissionner qu’ils pourront utiliser uniquement en vue de préparer la soumission.

Les services requis pendant les célébrations culturelles débuteront au moins 15 minutes avant que le site soit ouvert aux visiteurs et se termineront une fois que tous les visiteurs auront quitté le site. Lors de la phase de planification, prévoir au moins deux services par jour sur chaque site. Dans les mois à venir, vous aurez accès à des renseignements qui permettront de faire des évaluations de besoins définitives.

Détails de la portée du travail

Les éléments à inclure dans la proposition sont les suivants :

  • Les noms des individus qui représenteront le fournisseur pendant les phases de planification et d’opération du contrat, y compris la participation à des réunions, au besoin.
  • Le nombre proposé de membres du personnel requis par service sur chaque site énuméré dans la liste à l’Annexe A.
  • Le nombre minimum d’employés qui seront affectés au contrat pendant toute la durée des Jeux d’été du Canada Niagara 2022.
  • Le plan pour le remplacement des membres du personnel qui ne peuvent pas se présenter pour leur service.
  • Un résumé des certifications de premiers soins détenues par le personnel de l’entreprise qui fournira des services aux Jeux d’été du Canada Niagara 2022.
  • Une garantie du fournisseur qu’il fournira à son personnel tout l’équipement et toutes les fournitures dont il aura besoin pour s’acquitter de ses tâches pendant toute la durée des Jeux d’été du Canada Niagara 2022.
  • Une liste des fournitures et équipements non renouvelables (autres que les fournitures de premiers soins renouvelables de base comme les pansements, la gaze, etc.) que l’entreprise fournira à son personnel (p. ex. des masques à oxygène, DEA, etc.) Veuillez inclure seulement les fournitures ou équipements que l’entreprise peut garantir de fournir aux équipes de chaque site.
  • Lors de la tenue de l’événement, le personnel sous contrat des SMS fournira des premiers soins à tous les spectateurs ayant acheté des billets, aux invités VIP des Jeux, aux représentants des médias accrédités, et aux bénévoles des Jeux conformément aux politiques et aux procédures de services médicaux de Niagara 2022.
  • Le personnel des services médicaux pour les spectateurs relèvera des bénévoles en chef des services médicaux sur chaque site lors des périodes d’opérations sur site.
  • Le transport en cas d’urgence médicale ne doit pas être inclus.
  • Un minimum de 50 % des employés de l’entreprise doit avoir suivi une formation de Premier répondant de la Croix rouge canadienne ou une formation équivalente ou plus approfondie.
  • Le fournisseur doit détenir une assurance responsabilité de 5 millions de dollars par sinistre et une assurance sur l’équipement qu’il fournit.
  • Des vérifications des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables pour tous les membres du personnel qui auront un contact direct avec les participants.

Accessibilité

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure des caractéristiques d’accessibilité dans leur proposition là où cela s’avère pertinent et approprié.

Durabilité

Nous encourageons les soumissionnaires à décrire les mesures entreprises pour assurer la durabilité et le caractère écologique de la conception et de la production des matériels ou services fournis, et d’en inclure des exemples concrets.

La Société hôtesse des JEC attend avec intérêt de travailler avec une entreprise expérimentée et collaborative qui a des valeurs conformes aux nôtres et qui est enthousiaste à l’idée de participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.

QUATRIÈME SECTION | VUE D’ENSEMBLE DU CALENDRIER DE LA DP

  • Date de publication de la DP le 20 août 2021
  • Date limite pour faire une déclaration d’intention de soumissionner le 10 septembre 2021 – 16 h 00 HNE
  • Date limite pour envoyer des questions le 1er octobre 2021 – 16 h 00 HNE
  • Date limite pour envoyer la proposition et les documents pertinents le 8 octobre 2021 – 16 h 00 HNE
  • Date de la décision le 22 octobre 2021
  • Date de début du contrat prévue novembre 2021 – préplanification
  • Date de conclusion du contrat prévue le 22 août 2022

CINQUIÈME SECTION | ÉVALUATION DES DP

Toute proposition soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :

  • la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail 20 %
  • l’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires 25 %
  • la rentabilité de la proposition 20 %
  • les possibilités de contribution en nature 25 % (soit par l’allègement du budget ou par des améliorations apportées au projet)
  • l’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition 5 %
  • le profil de l’entreprise 5 %

    Total 100 %

SIXIÈME SECTION | EXIGENCES DE SOUMISSION À REMPLIR

La capacité de l’entreprise à répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail

Nous sommes à la recherche de propositions exhaustives qui démontrent clairement la capacité de votre entreprise à répondre à nos exigences. Assurez-vous d’inclure, au minimum, les informations suivantes :

  • les dates clés ou le chemin critique du projet;
  • la ventilation des coûts et des frais associés à chaque section du projet, incluant la carte de tarifs pour vos services. Veuillez inclure les coûts associés à chaque point de la section « Détails de la portée du travail » pour lequel votre entreprise est en mesure de fournir des services;
  • l’identification de toute phase du projet qui sera confiée à un sous-traitant et les renseignements pertinents sur celui-ci;
  • le C. V. du membre du personnel qui sera désigné agent de liaison pour l’organisation Niagara 2022;
  • toute autre composante.
  • L’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires

Décrivez en détail au moins un (1) projet comparable réalisé par le soumissionnaire au cours des trois à cinq dernières années. Assurez-vous d’inclure les détails pertinents de chaque projet, tels que :

  • la description de la portée du travail;
  • les délais d’exécution pour chaque phase du projet;
  • les coûts et les frais associés au projet;
  • les leçons à retenir;
  • tout autre détail pertinent.

La rentabilité de la proposition

Notre processus décisionnel visera à établir un partenariat avec l’entreprise qui est le plus en mesure de réaliser les objectifs des JEC Niagara 2022, sans compromettre la rentabilité. Cependant, la rentabilité ne sera pas le seul facteur déterminant dans l’évaluation des propositions.

Les commandites et les contributions en nature

La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature.

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure un pourcentage de réduction au budget apporté par toute contribution en nature permettant de l’alléger (une réduction des coûts énoncés dans la portée du travail) ou de rendre possible une autre amélioration au projet (des services ou des éléments ajoutés pas expressément décrits dans la portée du travail).

Par ailleurs, en tant que Société hôtesse, nous sommes toujours à la recherche de possibilités de commandites en espèces. Si vous êtes intéressés à devenir commanditaire en espèce, veuillez nous le communiquer en conjonction avec votre soumission de proposition, ou indépendamment de celle-ci.

L’exhaustivité et les caractéristiques de durabilité de la proposition

L’évaluation de l’exhaustivité reposera sur la correspondance entre votre proposition et l’objet de la DP. L’évaluation en matière de durabilité reposera sur les exemples que votre entreprise fournit vis-à-vis de vos pratiques durables, de vos initiatives vertes et de vos projets de conservation.

Le profil de l’entreprise

Veuillez dresser un bref historique de votre entreprise et fournir des renseignements détaillés sur tout sous-traitant à qui vous entendez confier une partie du travail (le cas échéant).

Si la gestion du projet relèvera d’une personne en particulier, veuillez inclure son nom, ses coordonnées, etc. ainsi que son C. V..

SEPTIÈME SECTION | RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX CONCERNANT LA DP

Recommandations

Veuillez indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de trois (3) clients actuels ou récents qui peuvent expliquer et confirmer la capacité de votre entreprise à mener à bien la portée du travail énoncée dans la présente DP.

Modalités du contrat

Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.

Renseignements et précisions supplémentaires

Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum.

Assurez-vous d’inclure le nom et les coordonnées de toute personne-ressource que nous pouvons consulter pour obtenir des précisions par rapport à la proposition de votre entreprise, au besoin.

Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre soumission à :
Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et l’administration des contrats
dkennedy@2022canadagames.ca

Annexe A

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