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Greater Niagara Chamber of Commerce

Request for Proposal: Festival Event Mobile APP RFP 86 – 1006

The 2021 Canada Games Host Society Inc., a non-profit organization, requests proposals for developing and building a consumer facing festival app for our 13 For 13 Cultural Festival.

Between August 7 and 20, 2022, Niagara residents, Games’ athletes, coaches and spectators, and all visitors to Niagara will have the opportunity to travel across Canada without leaving the Niagara Region! Each Niagara municipality is paired with a Province or Territory for one evening of celebration that will showcase entertainment, culinary, artistic and other cultural elements featured with their pairing. Please see Appendix A for a list of the Municipality, Province/Territory pairings.

Email Intent to submit by Friday February 26, 2021 – No later than 4:00 pm
Proposals to be completed and submitted by Friday, April 9th, 2021 – No later than 4:00 pm
Intent, submissions and questions are to be sent to the contact listed at the end of this RFP.
Any communications to the reference contact should have a subject line of “Name of RFP (RFP ###) for quick reference.


About the Niagara 2022 Canada Summer Games [Niagara 2022 CSG]
At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

About the 2022 Canada Games Host Society
In preparation for the games, a Host Society has been established and led by a Board of Directors that is composed of passionate, experienced and accomplished sport and community leaders.

The goals of the Host Society are to:

  • Provide a phenomenal experience for the athletes and other participants at the Niagara 2022 CSG. An experience that will propel their development, allow them to perform their best and inspire them to dream big
  • Provide a legacy of sport infrastructure and programs that are vital for Niagara, Ontario, and Canadian sport development
  • Provide a legacy of infrastructure, community programs and unify a spirit that will be transformative for Niagara
  • Provide an unmatched podium and partnership for the Canada Games Council to build upon the success of previous Canada Games and strengthen the Canada Games property


The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking to partner with a developer to create a ‘13 For 13 Festival’ mobile app. The intent of the App would be to allow the thousands of visitors to enhance their festival experience during the Games with interactive schedules, event notifications and other options unique to the app.

Scope of Work Details

The Niagara 2022 Canada Summer Games Host Society is seeking a proposal to incorporate into the app, the following targets:

  • Develop a intuitive method for visitors to plan their 13 For 13 experiences encompassing the full festival schedule
  • Implement a visitors “check-in” at each festival event they attend
  • Create options allowing visitors to be entered to win destination prizes relevant to the pairing as well as a Grand Prize
  • Show opportunities for the Host Society to monetize the application with sponsorship advertisements, etc.
  • A system for data captured through user profiles to be shared with sponsors
  • Allow for live and instant updates to address last minute changes to events
  • Make available for use on Android, iOS and Windows driven devices
  • Make available in both official languages (English and French)
  • Provide easy links to Niagara 2022 Canada Summer Games website for merchandising opportunities and/or sponsorship sites for merchandising opportunities
  • Populate push notifications at each event, for example “Go to Stage X. Performer A is on in 15 minutes!”
  • Develop a plan for users to rate the event they attended
  • Create a user friendly ‘back end’ to allow key CSG staff to control content

Submissions are encouraged to include accessibility considerations and features where applicable and appropriate.

Submissions are encouraged to incorporate measures to ensure their goods and/or services are designed/produced in a sustainable and environmentally friendly manner.

The Niagara 2022 CSG Host Society is looking forward to working with an experienced App Developer and a collaborative organization whose values align with ours and who are excited about being a part of these historic games – Once, and for All.


  • RFP issued February 10th, 2021
  • Notice of Intent to Submit Due February 26th, 2021
  • Proposal and Supporting Documents Due April 9th, 2021
  • Decision Date April 23rd, 2021
  • Anticipated Beta Site Date Early to Mid January 2022
  • Anticipated App Live Date Early to Mid June 2022
  • Anticipated Service Conclusion Date August 30th, 2022


Submitted RFPs will be scored as follows:

  • Responsiveness to Scope of Work 20%
  • Demonstrated experience and expertise in similar projects 20%
  • Cost effectiveness 20%
  • Value-In-Kind opportunities 30% (either budget relief and/or project enhancements)
  • Comprehensiveness 5%
  • Company Profile 5%
    Total 100%


Responsiveness to Scope of Work
We are seeking comprehensive and informative proposals that clearly outline your ability to fulfill our requirements. Information to include in your proposal include and are not limited to the following:

  • Key Dates / Critical Path
  • Breakdown of all cost and fees for each element of the project, including a rate card for your services. Please show your costing for those sections listed under ‘Details’ in which your company can provide services.
  • Identification of any phases of the project that will be subcontracted out and to whom
  • Résumé of staff member who would be identified as the Liaison for the Niagara 2022 Organization
  • Others

Demonstrated Experience and Expertise in Similar Projects
Please outline a detailed summary of at least one (1) comparable projects which the proposer has completed in the last three to five years. For each referenced project, please make certain to include all relevant details such as:

  • Description of scope of project
  • Time to execute each phase of the project
  • Cost and associated fees
  • Lessons Learned
  • Others

Cost Effectiveness
Our decision process will be to secure a partner who’s services best delivers the goals of the Niagara 2022 CSG , while also being cost effective.

Sponsorship / VIK
The Niagara 2021 CSG Host Society is not merely looking for a vendor with a fee for service approach. Instead, it is our belief that all vendors associated with the Niagara 2022 CSG become strategic event partners offering both fee for service; as well as, Value In-Kind (VIK) opportunities.

We encourage vendors to include budget relieving VIK (a reduction in cost to the requirements outlined in the Scope of Work), as well as enhanced VIK (additional services or features, not specifically outlined in the Scope of Work).

In addition, as a host society we are continually seeking cash sponsorship opportunities as well. Any interest in cash sponsorship can be submitted in conjunction with or separate from submitted proposals.

Your comprehensiveness score will be based upon whether or not your intent to respond matches your submitted proposal.

Company Profile
Please provide a brief history of your organization, and if you intend to subcontract some of the work to another firm, include their information in this RFP as well.

If one person will have the primary responsibility for this project, provide us with their information and relevant resume.


Please provide the name, address, and phone number of three (3) current clients, who would be capable of explaining and confirming your firm’s capacity to successfully complete the scope of the work outlined herein.

Contract Terms
All material produced, data collected, and reports generated by the contractor or subcontractor on behalf of Niagara 2022 CSG are confidential and become exclusive property of Niagara 2022 CSG. The contractor may not share program materials, customer data, industry or program participant contact information, etc. unless explicitly authorized by Niagara 2022 CSG to do so.

This RFP does not commit to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. Niagara 2022 CSG reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion.

Niagara 2022 CSG reserves the right to refuse to work with any partners, vendors or sponsors that may reflect negatively on the organization, Niagara Place and/or any Games stakeholder.

Additional Information or Clarification
All questions and requests for clarification should be submitted with the contact listed below. Questions and answers will be documented and distributed to all bidders. If necessary, an addendum will be issued.

Please be certain to include the name and contact details of the persons to be approached for clarification of the proposal if needed.

Niagara 2022 CSG requires one (1) electronic copy of your proposal.

Submissions are to be sent to:
Dan Kennedy
Manager, Procurement and Contract Administration


The below chart identifies the Municipality and Province/Territory pairings and the date of each 13 For 13 Cultural Festival event.

Week One: August 7 to 13, 2022 Week Two: August 14 to 20, 2022
Date Pairing Date Pairing
Sunday, August 7th Lincoln & Newfoundland Sunday, August 14th Niagara Region & Ontario
Monday, August 8th West Lincoln & Saskatchewan Monday, August 15th Port Colborne & NewBrunswick
Tuesday, August 9th Thorold & Manitoba Tuesday, August 16th Wainfleet & Nunavut
Wednesday, August 10th NOTL & British Columbia Wednesday, August 17th Open
Thursday, August 11th St. Catharines & Yukon Thursday, August 18th Pelham & Alberta
Friday, August 12th Fort Erie & Nova Scotia Friday, August 19th Welland & Québec
Saturday, August 13th Niagara Falls & Northwest Territories Saturday, August 20th Grimsby and Prince Edward Island



Demande de propositions

APPLI MOBILE POUR FESTIVAL | Festivals artistiques
DP 86 – 1006
Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La 2021 Canada Games Host Society Inc., un organisme à but non lucratif, sollicite des propositions pour la conception et la création d’ une application de festival pour les consommateurs qui sera utilisée lors de notre festival culturel 13 sur 13 .

Du 7 au 20 août 2022, les résidents de Niagara, les athlètes, les entraîneurs et les spectateurs des Jeux, et tout autre visiteur de la région, auront l’occasion de parcourir le Canada sans jamais quitter la région de Niagara! Chaque municipalité sera jumelée avec une province ou un territoire pour une célébration en soirée qui mettra à l’avant des éléments propres à leur culture provinciale ou territoriale, tels que leurs talents, leurs délices culinaires, leurs oeuvres d’art, etc.. Veuillez consulter l’ Annexe A pour voir la liste des jumelages entre municipalités et provinces ou territoires.

Envoyer votre déclaration d’intention de soumissionner par courriel au plus tard le 26 février 2021 à 16 h 00 HNE.
Les propositions doivent être mises au point et soumises au plus tard le vendredi 9 avril 2021 à 16 h 00 HNE.

Envoyez votre déclaration d’intention de soumissionner, votre proposition et toutes vos questions à la personne-ressource indiquée à la fin de cette DP. À des fins de consultation rapide, toutes les communications qui lui sont envoyées devraient avoir comme objet : « Nom de la DP (### de la DP) ».


À propos des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 (JEC Niagara 2022)
La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 jeunes athlètes, accompagnés de leurs entraîneurs, se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

Ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire; la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.

À propos de la Société hôtesse de 2022
En préparation des Jeux, une Société hôtesse a été établie, dirigée par un Conseil d’administration qui se compose de leaders communautaires et sportifs passionnés et chevronnés.

Les objectifs de la Société hôtesse sont les suivantes:

  • Offrir une expérience exceptionnelle des Jeux à tous les athlètes et autres participants aux JEC Niagara 2022. Cette expérience favorisera l’épanouissement sportif et la performance optimale des athlètes, tout en les inspirant et en les faisant rêver.
  • Laisser en héritage une infrastructure et des programmes sportifs qui seront indispensables au développement du sport à l’échelle régionale, provinciale et nationale.
  • Créer un legs transformateur pour la région de Niagara, qui comporte de l’infrastructure, des programmes communautaires et un esprit collectif uni.
  • Établir un podium et un partenariat inégalés et couronnés de succès avec le Conseil des Jeux du Canada sur lequel il pourra s’appuyer pour renforcer la marque et la propriété des Jeux du Canada.


La Société hôtesse des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 entend s’associer à un développeur d’applications pour créer une appli mobile du festival 13 sur 13. L’objectif de l’appli est de permettre aux milliers de visiteurs des Jeux de rehausser leur expérience du festival avec une programmation d’horaire interactive, des avis pour les événements et d’autres options spécifiques à cette appli.
Détails par rapport à la portée du travail

La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 cherche une proposition pour une application qui sera en mesure de répondre aux critères suivants :

  • développer une méthode de programmation d’horaire intuitive qui comprend le calendrier complet du festival et qui permet aux visiteurs de planifier leurs expériences 13 sur 13;
  • permettre l’enregistrement des visiteurs à chaque événement du festival;
  • offrir aux visiteurs l’option de soumettre une participation au concours pour gagner le prix de destination offert par la province ou le territoire en vedette ainsi que pour gagner le grand prix;
  • fournir à la Société hôtesse des occasions pour rentabiliser l’application, p. ex. avec des publicités commanditées, etc.;
  • disposer d’un système pour les données saisies des profils d’utilisateur, qui seront partagées avec nos commanditaires;
  • diffuser des mises à jour en direct et instantanées en cas de modifications de dernière minute apportées aux événements;
  • être compatible avec les appareils Android, iOS et Windows et disponible sur tous ceux-ci;
  • offrir l’application dans les deux langues officielles (l’anglais et le français);
  • inclure des liens faciles à suivre vers le site Web des Jeux d’été du Canada Niagara 2022 et/ou vers les sites Web des commanditaires pour créer des possibilités de marchandisage;
  • incorporer des notifications poussées pour chaque événement, p. ex. « Rendez-vous à l’Estrade X. Le musicien A commence à jouer dans 15 minutes! »;
  • offrir aux utilisateurs la possibilité de soumettre une évaluation pour tout événement auquel ils participent;
  • comporter une administration d’arrière-plan convivial qui permet au personnel clé des JEC de gérer le contenu.

Les soumissionnaires sont encouragés à porter attention aux questions d’accessibilité et d’inclure des caractéristiques accessibles dans leurs soumissions là où cela est pertinent et approprié.

Les soumissionnaires sont encouragés à prévoir des mesures qui assurent la durabilité et le caractère écologique des produits conçus ou des services fournis.

La Société hôtesse des JEC attend avec intérêt de travailler avec un développeur d’applications expérimenté et une entreprise collaborative qui partage nos valeurs et qui est enthousiaste à l’idée de
participer à ces Jeux historiques – une fois, pour tous.


  • Date de publication de la DP le 10 février 2021
  • Date limite pour faire une déclaration d’intention de soumissionner le 26 février 2021
  • Date limite pour envoyer la proposition et les documents pertinents le 9 avril 2021
  • Date de la décision le 23 avril 2021
  • Date prévue pour le lancement de la version bêta Entre début et mi-janvier 2022
  • Date prévue pour le lancement de l’application Entre début et mi-juin 2022
  • Date prévue pour la conclusion de l’application le 30 août 2022


Toute proposition soumise sera évaluée en tenant compte des critères suivants :

  • la mesure dans laquelle elle répond aux exigences énoncées dans la portée du travail 20 %
  • l’expérience et l’expertise avérées de l’entreprise dans le cadre de projets similaires 20 %
  • la rentabilité de la proposition 20 %
  • les possibilités de contribution en nature 30 % (soit par l’allègement du budget ou par des améliorations apportées au projet)
  • l’exhaustivité de la proposition 5 %
  • le profil de l’entreprise 5 %
    Total 100 %


La capacité de répondre aux exigences énoncées dans la portée du travail
Nous sommes à la recherche de propositions exhaustives qui démontrent clairement la capacité de votre entreprise à répondre à nos exigences. Assurez-vous d’inclure, au minimum, les informations suivantes :

  • les dates clés ou le chemin critique du projet;
  • la ventilation des coûts et des frais associés à chaque section du projet, incluant la carte de tarifs pour vos services;
  • l’identification de toute phase du projet qui sera confiée à un sous-traitant et les renseignements pertinents sur celui-ci (le cas échéant);
  • le C. V. du membre du personnel qui sera désigné en tant qu’agent de liaison pour Niagara 2022;
  • toute autre composante.

L’expérience et l’expertise avérées dans le cadre de projets similaires
Décrivez en détail au moins un (1) projet comparable réalisé par le soumissionnaire au cours des trois à cinq dernières années. Assurez-vous d’inclure les détails pertinents de chaque projet, y compris :

  • la description de la portée du travail;
  • les délais d’exécution pour chaque phase du projet;
  • les coûts et les frais associés au projet;
  • les leçons à retenir
  • tout autre détail pertinent.

La rentabilité
Notre processus décisionnel visera à établir un partenariat avec l’entreprise qui est le plus en mesure de réaliser les objectifs des JEC Niagara 2022, sans compromettre la rentabilité. Les commandites et les contributions en nature

La Société hôtesse des JEC Niagara 2022 ne recherche pas uniquement des fournisseurs qui adoptent un modèle de rémunération à l’acte. Nous sommes de l’avis que tout partenaire associé aux JEC Niagara 2022 devient partenaire stratégique de l’événement en offrant à la fois des services rémunérés à l’acte ainsi que des contributions en nature.

Nous encourageons les soumissionnaires à inclure toute contribution en nature qui permettrait d’alléger le budget (une réduction des coûts énoncés dans la portée du travail) ou de rendre possible une autre amélioration au projet (des services ou des éléments ajoutés pas expressément décrits dans la portée du travail).

Par ailleurs, en tant que Société hôtesse, nous sommes toujours à la recherche de possibilités de commandites en espèces. Si vous êtes intéressés à devenir commanditaire en espèce, veuillez nous le communiquer en conjonction avec votre soumission de proposition, ou indépendamment de celle-ci.

L’exhaustivité de la proposition
L’évaluation de l’exhaustivité de votre proposition reposera sur la correspondance entre votre déclaration d’intention de soumissionner et la proposition soumise.

Le profil de l’entreprise
Veuillez dresser un bref historique de votre entreprise et fournir des renseignements détaillés sur tout sous-traitant à qui vous entendez confier une partie du travail (le cas échéant).

Si la gestion du projet relève d’une personne en particulier, veuillez inclure son nom, ses coordonnées, etc. ainsi que son C. V.


Veuillez indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de trois (3) clients actuels ou récents qui peuvent expliquer et confirmer la capacité de votre entreprise à mener à bien la portée du travail énoncée dans la présente DP.

Modalités du contrat
Tout matériel et rapport produit et toutes données recueillies par le contractant ou un sous-traitant au nom des JEC Niagara 2022 sont confidentiels et sont la propriété exclusive des JEC Niagara 2022. Il est interdit au contractant de partager les données des clients, les coordonnées des intervenants de l’industrie ou des participants au programme, ou quelconque matériel concernant le programme, etc. sauf si expressément autorisé par les JEC Niagara 2022.

Cette DP ne couvre aucun coût engagé par la préparation de la proposition ou l’approvisionnement des services sous contrat. Les JEC Niagara 2022 se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue en réponse à cette DP, de négocier avec les soumissionnaires qualifiés, et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive.

Les JEC Niagara 2022 se réservent également le droit de refuser la collaboration avec tout partenaire, fournisseur ou commanditaire qui risque de nuire à l’image de l’organisme ou d’un intervenant quelconque des Jeux.

Renseignements et précisions supplémentaires
Veuillez adresser toutes vos questions et vos demandes de précisions à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Les questions, ainsi que les réponses à celles-ci, seront documentées et transmises à tous les soumissionnaires. S’il y a lieu, elles seront accompagnées d’un addendum. Assurez-vous d’inclure le nom et les coordonnées de toute personne-ressource que nous pouvons contacter pour obtenir des précisions par rapport à la proposition de votre entreprise, au besoin. Les JEC Niagara 2022 demandent que toute soumission comporte une (1) copie numérique de la proposition.

Veuillez envoyer votre soumission à :
Dan Kennedy
Gestionnaire, Approvisionnement et administration des contrats


Le tableau ci-dessous indique les jumelages entre municipalités et provinces ou territoires ainsi que la date de chaque événement du festival culturel 13 sur 13.

Première semaine : du 7 au 13 août 2022 Deuxième semaine : du 14 au 20 août 2022
Date Jumelage Date Jumelage
Le dimanche 7 août Lincoln et la Terre-Neuve Le dimanche 14 août La municipalité régionale de Niagara et l’Ontario
Le lundi 8 août West Lincoln et la Saskatchewan Le lundi 15 août Port Colborne et le Nouveau-Brunswick
Le mardi 9 août Thorold et le Manitoba Le mardi 16 août Wainfleet et le Nunavut
Le mercredi 10 août NOTL et la Colombie-Britannique Le mercredi 17 août Ouvert
Le jeudi 11 août St. Catharines et le Yukon Le jeudi 18 août Pelham et l’Alberta
Le vendredi 12 août Fort Erie et la Nouvelle-Écosse Le vendredi 19 août Welland et le Québec
Le samedi 13 août Niagara Falls et les Territoires du Nord-Ouest Le samedi 20 août Grimsby et l’Île-du-Prince-Édouard
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